Карточка документа

Опубликовано: 22.08.2018

В форме Карточка документа содержится информация о реквизитах, файлах и исполнении документа.

Содержание страницы

Открытие карточки документа

Чтобы открыть карточку документа, откройте форму Документы и с использованием панели поиска найдите необходимый документ. Находясь на необходимом документе в строке меню нажмите на кнопку Карточка .

Карта учащегося. Индификационный документ и банковская платёжная карточка одновременно

Форма с информацией о документе автоматически открывается после создания документа .

Поля карточки документа

Стадия документа, изменение стадии

В поле Стадия документа приводится текущая стадия документа. Стадия документа изменяется в автоматическом режиме при движении документа по маршруту, а также может быть изменена в ручном режиме путем выбора необходимого значения:

Как организована система хранения документов в карточке комп

Черновик Визирование (визирование включает: рассмотрение, утверждение, согласование, подписание) Исполнение Исполнен Отклонен

После создания документа по нему устанавливается стадия черновик .

Чтобы присвоить документу регистрационный номер, нажмите на пиктограмму Изменить . Откроется форма Регистрационная информация .

Регистрационный номер	Приводится присвоенный регистрационный номер документа. Регистрационный номер может быть внесен несколькими способами: в ручном режиме путем ввода необходимого номера присвоен по маске регистрационного номера при нажатии на кнопку №
Дата регистрации	Приводится дата регистрации документа
Номер контрагента	При необходимости по входящим документам приводится регистрационный номер документа у контрагента. Поле приводится, если стороной документа является контрагента
Дата регистрации	При необходимости по входящим документам приводится дата регистрации документа у контрагента. Поле приводится, если стороной документа является контрагента

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф доступа - приводится выбранный пользователем гриф ограничения доступа к документу. Гриф доступа выбирается из списка значений справочника Гриф доступа группы Пользовательские справочники .

Значение поля участвует в настройке прав доступа пользователей.

Сумма

Сумма - при необходимости приводится сумма документа. Валюта по документу не приводится

1C

Рубрика документа

Ответственный

Ответственный - сотрудник организации, ответственный за работу с документом. Выбирается из числа сотрудников компании.

Организация

Организация - выбирается из справочника Организации при создании документа.

Контрагент

Контрагент - наименование стороны документа. Выбирается при создании документа. При нахождении документа на стадии черновик наименование стороны может быть изменено. Для этого нажмите правой клавишей мыши на наименовании контрагента. В контекстом меню выберите пункт Изменить . В открывшейся форме Выберите контрагента выберите необходимого контрагента.

При нахождении документа на других стадиях, отличных от стадии черновик , изменение стороны документа не допускается.

Проект

Проект - при необходимости приводится проект, в рамках которого подготовлен документ.

Заказ

Направление документа по маршруту: визирование, согласование, ознакомление и т.д.

В программе предусмотрено несколько способов направления документа по маршруту:

автоматический режим . Движение документа производится по настроенному маршруту в справочнике Маршруты документов . Маршрут движения документа запускается при выборе пользователем значения По маршруту в меню Отправить карточки документа ручной режим . Документ направляется по маршруту в ручном режиме при выборе пользователем необходимого значения в меню Отправить : На подготовку, На рассмотрение, На утверждение, На согласование, На подписание, На исполнение, На ознакомление

Рабочая группа

В форме Рабочая группа карточки документа приводится информация о результатах визирования и ознакомления сотрудников с документом. Информация о визирующих и результатах визирования отображается в таблице при направлении документа по маршруту .

Если документ был направлен по маршруту, по которому была создана общая задача , то по соответствующей точке маршрута в форме Рабочая группа будет приведен только один исполнитель. Список всех участников по соответствующей стадии документа приводится в отчетах по документу: Визирование документа и История визирования (отчеты формируются из формы Карточка документа).

Маршрут документа и варианты создания задач по маршруту (персональная или общая) настраивается в поле Задача справочника Маршруты документов ). При этом уведомление о задаче будет направлено всем участникам этой общей задачи.

Дополнительные документы к основному документу

По документу может быть создано неограниченное количество дополнительных документов (например, дополнительных соглашений по договору, актов по договору).

Чтобы по текущему документу создать дополнительный документ, в панели инструментов карточки документа нажмите на кнопку Доп. документы . В открывшейся форме Дополнительные документы нажмите на кнопку

Добавить и создайте необходимый документ .

Текущий документ будет являться головным по отношению к создаваемому документу (дочерний документ). Структура связи между основным и дополнительными (дочерними) документами будет представлена на форме Дополнительные документы .

Обратите внимание

При создании дополнительного документа по шаблону, могут использоваться реквизиты основного документа. Например, в дополнительном соглашении к договору наряду с датой и номером дополнительного соглашения будет автоматически вставлена дата и номер основного договора

Особенности настойки объектами дополнительного документа

Срок действия документа

При необходимости получения уведомления об окончании срока действия документа и отбора документов по дате окончания действия документа, в панели инструментов карточки документа нажмите на кнопку Срок действия . В поле Окончание срока открывшейся формы установите необходимую дату. Нажмите на кнопку ОК .

Напоминание о документе

При необходимости направления текущему пользователю напоминания о документе (например, об окончании срока действия договора), в панели инструментов карточки документа нажмите на кнопку Срок действия . В поле Напоминание открывшейся формы установите необходимую дату напоминания о документе. Нажмите на кнопку ОК .

Файлы по документу

На вкладке Файлы в карточке документа приводятся файлы по документу. Файл документа может быть создан создан непосредственно в программе или прикреплен уже готовый файл.

При необходимости на вкладке Обсуждение может быть внесена следующая информация:

обсуждение содержания документа комментарий согласущего лица визы согласования, утверждения, рассмотрения и т.д.

В поле для ввода сообщения введите необходимый текст и нажмите на пиктограмму Добавить комментарий . Внесенный текст сообщения будет приведен в текстовом поле на вкладке Обсуждение .

Дополнительная информация по документу

На вкладке Дополнительно предусмотрено внесение дополнительной информации и пользовательских переменных на основании созданных пользовательских справочников (например, информация об экземпляре документа (копия, оригинал).

Чтобы добавить дополнительную информацию по документу, в панели инструментов на вкладке Дополнительно нажмите на кнопку

Добавить и выберите пункт:

Из справочника . Откроется форма Пользовательский справочник . В поле Справочник открывшейся формы выберите необходимый справочник, а в поле Значение выберите необходимое значение. Затем нажмите на кнопку ОК . Значение . Откроется форма Текстовое значение . В поле Наименование открывшейся формы выберите необходимое наименование вводимого значения, а в поле Содержание выберите необходимое значение

После заполнения формы нажмите на кнопку ОК . В таблицу на вкладку Дополнительно будет добавлена внесенная информация.

По внесенным значениям предусмотрен отбор контрагентов в панели поиска контрагентов .

Вставка пользовательских переменных в текст документа

Пользовательские переменные, приведенные на вкладке Дополнительно карточки документа, могут быть вставлены в создаваемый по шаблону документа файл.

Формирование отчетов по документам

См. также

Файлы по документу

Создание документа

Маска регистрационного номера документа

Объекты документа (переменные)

Маршрут документа

Журнал документов