Сышышь ты, выходи сюда,
поговорим !

Карточка документа

Опубликовано: 22.08.2018

видео Карточка документа

SharePoint: Согласование Карточки документа (workflow deal card)

В форме Карточка документа содержится информация о реквизитах, файлах и исполнении документа.



Содержание страницы

Открытие карточки документа

Чтобы открыть карточку документа, откройте форму Документы и с использованием панели поиска найдите необходимый документ. Находясь на необходимом документе в строке меню нажмите на кнопку Карточка .


Карта учащегося. Индификационный документ и банковская платёжная карточка одновременно

Форма с информацией о документе автоматически открывается после создания документа .

Поля карточки документа

Стадия документа, изменение стадии

В поле Стадия документа приводится текущая стадия документа. Стадия документа изменяется в автоматическом режиме при движении документа по маршруту, а также может быть изменена в ручном режиме путем выбора необходимого значения:


Как организована система хранения документов в карточке комп

Черновик Визирование (визирование включает: рассмотрение, утверждение, согласование, подписание) Исполнение Исполнен Отклонен

После создания документа по нему устанавливается стадия черновик .

Чтобы присвоить документу регистрационный номер, нажмите на пиктограмму Изменить . Откроется форма Регистрационная информация .

Регистрационный номер

Приводится присвоенный регистрационный номер документа.

Регистрационный номер может быть внесен несколькими способами:

в ручном режиме путем ввода необходимого номера присвоен по маске регистрационного номера при нажатии на кнопку
Дата регистрации Приводится дата регистрации документа
Номер контрагента При необходимости по входящим документам приводится регистрационный номер документа у контрагента. Поле приводится, если стороной документа является контрагента
Дата регистрации При необходимости по входящим документам приводится дата регистрации документа у контрагента. Поле приводится, если стороной документа является контрагента

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф доступа - приводится выбранный пользователем гриф ограничения доступа к документу. Гриф доступа выбирается из списка значений справочника Гриф доступа группы Пользовательские справочники .

Значение поля участвует в настройке прав доступа пользователей.

Сумма

Сумма - при необходимости приводится сумма документа. Валюта по документу не приводится

1C

Рубрика документа

Ответственный

Ответственный - сотрудник организации, ответственный за работу с документом. Выбирается из числа сотрудников компании.

Организация

Организация - выбирается из справочника Организации при создании документа.

Контрагент

Контрагент - наименование стороны документа. Выбирается при создании документа. При нахождении документа на стадии черновик наименование стороны может быть изменено. Для этого нажмите правой клавишей мыши на наименовании контрагента. В контекстом меню выберите пункт Изменить . В открывшейся форме Выберите контрагента выберите необходимого контрагента.

При нахождении документа на других стадиях, отличных от стадии черновик , изменение стороны документа не допускается.

Проект

Проект - при необходимости приводится проект, в рамках которого подготовлен документ.

Заказ

Направление документа по маршруту: визирование, согласование, ознакомление и т.д.

В программе предусмотрено несколько способов направления документа по маршруту:

автоматический режим . Движение документа производится по настроенному маршруту в справочнике Маршруты документов . Маршрут движения документа запускается при выборе пользователем значения По маршруту в меню Отправить карточки документа ручной режим . Документ направляется по маршруту в ручном режиме при выборе пользователем необходимого значения в меню Отправить : На подготовку, На рассмотрение, На утверждение, На согласование, На подписание, На исполнение, На ознакомление

Рабочая группа

В форме Рабочая группа карточки документа приводится информация о результатах визирования и ознакомления сотрудников с документом. Информация о визирующих и результатах визирования отображается в таблице при направлении документа по маршруту .

Если документ был направлен по маршруту, по которому была создана общая задача , то по соответствующей точке маршрута в форме Рабочая группа будет приведен только один исполнитель. Список всех участников по соответствующей стадии документа приводится в отчетах по документу: Визирование документа и История визирования (отчеты формируются из формы Карточка документа).

Маршрут документа и варианты создания задач по маршруту (персональная или общая) настраивается в поле Задача справочника Маршруты документов ). При этом уведомление о задаче будет направлено всем участникам этой общей задачи.

Дополнительные документы к основному документу

По документу может быть создано неограниченное количество дополнительных документов (например, дополнительных соглашений по договору, актов по договору).

Чтобы по текущему документу создать дополнительный документ, в панели инструментов карточки документа нажмите на кнопку Доп. документы . В открывшейся форме Дополнительные документы нажмите на кнопку Добавить и создайте необходимый документ .

Текущий документ будет являться головным по отношению к создаваемому документу (дочерний документ). Структура связи между основным и дополнительными (дочерними) документами будет представлена на форме Дополнительные документы .

Обратите внимание

При создании дополнительного документа по шаблону, могут использоваться реквизиты основного документа. Например, в дополнительном соглашении к договору наряду с датой и номером дополнительного соглашения будет автоматически вставлена дата и номер основного договора

Особенности настойки объектами дополнительного документа

Срок действия документа

При необходимости получения уведомления об окончании срока действия документа и отбора документов по дате окончания действия документа, в панели инструментов карточки документа нажмите на кнопку Срок действия . В поле Окончание срока открывшейся формы установите необходимую дату. Нажмите на кнопку ОК .

Напоминание о документе

При необходимости направления текущему пользователю напоминания о документе (например, об окончании срока действия договора), в панели инструментов карточки документа нажмите на кнопку Срок действия . В поле Напоминание открывшейся формы установите необходимую дату напоминания о документе. Нажмите на кнопку ОК .

Файлы по документу

На вкладке Файлы в карточке документа приводятся файлы по документу. Файл документа может быть создан создан непосредственно в программе или прикреплен уже готовый файл.

При необходимости на вкладке Обсуждение может быть внесена следующая информация:

обсуждение содержания документа комментарий согласущего лица визы согласования, утверждения, рассмотрения и т.д.

В поле для ввода сообщения введите необходимый текст и нажмите на пиктограмму Добавить комментарий . Внесенный текст сообщения будет приведен в текстовом поле на вкладке Обсуждение .

Дополнительная информация по документу

На вкладке Дополнительно предусмотрено внесение дополнительной информации и пользовательских переменных на основании созданных пользовательских справочников (например, информация об экземпляре документа (копия, оригинал).

Чтобы добавить дополнительную информацию по документу, в панели инструментов на вкладке Дополнительно нажмите на кнопку Добавить и выберите пункт:

Из справочника . Откроется форма Пользовательский справочник . В поле Справочник открывшейся формы выберите необходимый справочник, а в поле Значение выберите необходимое значение. Затем нажмите на кнопку ОК . Значение . Откроется форма Текстовое значение . В поле Наименование открывшейся формы выберите необходимое наименование вводимого значения, а в поле Содержание выберите необходимое значение

После заполнения формы нажмите на кнопку ОК . В таблицу на вкладку Дополнительно будет добавлена внесенная информация.

По внесенным значениям предусмотрен отбор контрагентов в панели поиска контрагентов .

Вставка пользовательских переменных в текст документа

Пользовательские переменные, приведенные на вкладке Дополнительно карточки документа, могут быть вставлены в создаваемый по шаблону документа файл.

Формирование отчетов по документам

См. также

Файлы по документу

Создание документа

Маска регистрационного номера документа

Объекты документа (переменные)

Маршрут документа

Журнал документов

rss