Як з дапамогай аўтаматызацыі працэсаў скараціць прамыя выдаткі ў транспартным аддзеле да 20%

1. Чаму ж наш бізнэс не спяшаецца ўкараняць аўтаматызацыю?
2. Ці можна выбрацца з гэтага замкнёнага кола?
3. Транспартнае прадпрыемства сярэдняга маштабу ўсталявала «АвтоПлан»
4. замест заключэння

Адзін з самых папулярных сучасных трэндаў - аўтаматызацыя бізнес-працэсаў. На Захадзе на працягу пяці апошніх гадоў аўтаматызацыя ўкараняецца паўсюдна: ад цэркваў да станцый тэхабслугоўвання, а ў нас бізнэс толькі-толькі пачынае прыглядацца і задумвацца. Пра што казаць, калі многія кампаніі да гэтага часу выкарыстоўваюць для кантролю за кліенцкай базай Excel замест CRM-сістэм?

Ёсць шмат варыянтаў хуткай і простай аўтаматызацыі бізнес-працэсаў:

1. Для кіравання складам можна выкарыстоўваць Warehouse Management System - спецыялізаваную праграмную платформу, якая дазваляе аўтаматызаваць розныя тыпы складоў, уключаючы тэрытарыяльна падзеленыя. У ПА ўваходзяць сродкі для кіравання тапалогіяй склада, планавання аперацый, кіравання рэсурсамі і параметрамі таварнай наменклатуры. Можна кіраваць складской лагістыкай ў рамках розных працэсаў (напрыклад, прыём і адгрузка тавару, унутраныя перамяшчэння) у рэальным часе.

Прыклад: «1С-Лагістыка: Кіраванне складам» ад кампаніі AXELOT і 1С.

2. Улік фінансаў аўтаматызуецца з дапамогай падлучэння да ERP сістэме. Пад ERP маецца на ўвазе спектр рашэнняў, уключаючы ўліковыя сістэмы з пэўнымі дапаўненнямі.

Прыклад: Microsoft Dynamics NAV - інтэграваная комплексная сістэма кіравання прадпрыемствам для малога і сярэдняга бізнесу (ад 5 да 50 карыстальнікаў). У гэтым рашэнні аб'яднаны магчымасці фінансавага кіравання, ацэнкі стану бізнесу, кіравання вытворчасцю, ўзаемаадносінамі з кліентамі і іншае. Гэтым ПА карыстаюцца амаль 70 000 кампаній ва ўсім свеце.

3. Падагрэў кліентаў спросціць выкарыстанне email-маркетынгу. Замест класічных абтэлефанавалі - ланцужок лістоў, кожнае з якіх адказвае на распаўсюджаныя пытанні, інфармуе пра выгоды прапановы, апавяшчае пра акцыі і г.д. Спланаваўшы такую ​​рассылку адзін раз, вы атрымліваеце інструмент, які працуе на вас у рэжыме 24/7.

Прыклад: MailChimp, Mailerlite і іншыя сэрвісы email-рассылак

Чаму ж наш бізнэс не спяшаецца ўкараняць аўтаматызацыю?

Апытаўшы кіраўнікоў шэрагу буйных прадпрыемстваў, мы выявілі агульную праблему: ёсць аддзелы з «жалезнай заслонай» (бухгалтэрыя, юрыдычны і транспартны аддзелы). Калі з першымі двума ўсё лагічна, ды і іх штат невялікі, то да апошняга застаецца мноства нявысветленых пытанняў.

Ігар Отев, дырэктар ТАА Макфа «Аудитэкоконс» падзяліўся займальнымі гісторыямі з практыкі кампаніі. Аналагічныя сітуацыі адбываюцца і на іншых прадпрыемствах:

• Па дадзеных бухуліку, на прадпрыемстве лічылася невялікая партыя чорнага металалому. У часопісе службы аховы адзначана, што ў адну з начэй тэрыторыю прадпрыемства пакінула больш за 10 Камазаў. Таму паўстала лагічнае меркаванне: колькасць металу па бухуліку не адпавядае сапраўды аб'ёме. Гэтая версія пацвердзілася цалкам выпадкова: адзін з супрацоўнікаў выклаў у сацыяльную сетку сваю фатаграфію на фоне горы металалому.

• Іншая гісторыя звязана з адным з намеснікаў дырэктара прадпрыемства. Ён адказваў за захаванасць маёмасці на складах і наўмысна стварыў сістэму, пры якой забяспечвалася пастаянная цякучка кадраў. Гэта давала магчымасць не ўлічваць частка прадукцыі - звальненне і наём новых супрацоўнікаў аргументаваць татальным крадзяжом. Звычайна калі сыходзілі ранейшыя працоўныя і прыходзілі новыя, ніхто не праводзіў інвентарызацыю і ня складаў акты здачы-прыёму маёмасці. Магчыма, хто-небудзь з супрацоўнікаў сапраўды ўдзельнічаў у крадзяжы, але, як вы разумееце, больш за ўсіх «зарабляў» менавіта намеснік дырэктара.
  Схема дала збой, калі на дзяжурства няпланава выйшаў новы ахоўнік, які паказаў у часопісе рэгістрацыі рэальны аб'ём вывезенай прадукцыі. Ужо на наступны дзень начальнік службы эканамічнай бяспекі звярнуў на гэты запіс ўвагу.

Крадзяжу адбываюцца і ў больш глабальных маштабах - на ўзроўні дзяржаўных прадпрыемстваў.

Напрыклад, у верасні 2016 года ў Чэлябінскай вобласці арыштавалі і асудзілі групу з сямі чалавек, у якую ўваходзілі машыністы цеплавозаў. На працягу трох гадоў яны кралі дызельнае паліва: кожны раз з цеплавозаў ААТ «РЖД» злівалася не менш за 300 літраў. За ўвесь перыяд дзейнасці гэтыя людзі выкралі 24 700 літраў паліва на суму больш за 560 000 рублёў!

Ці можна з дапамогай аўтаматызацыі знізіць уплыў чалавечага фактару?

Мала агучыць праблему - трэба знайсці шляхі яе рашэння. Таму мы працягнулі даследаваць пытанне ў спробе высветліць, ці можна выключыць крадзеж або зрабіць такія выпадкі радзей, а таксама ўпарадкаваць сістэму ўліку ў транспартным аддзеле.

Пасля размовы з прадстаўнікамі кампаній было выдзелена пяць распаўсюджаных праблем:

• Бескантрольнае выкарыстанне тэхнікі. Машына з'ехала, паліва траціцца, мотарэсурс выдаткоўваецца і г.д, тым самым павялічваюцца звышнарматыўныя выдаткі на правядзенне рэгламентных ТО. Гэта ўсё - выдаткі ўласніка. Але дзе на самай справе знаходзілася машына - пытанне іншай. Вырашыць яго можна, ужываючы абсталяванне для спадарожнікавага маніторынгу GPS / ГЛОНАСС.

• Абсталяванне маніторынгу не дае чаканых вынікаў. Гаворка пра тэхналогіі, якая з дапамогай GPS і спадарожніка прачэрчвае пройдзены шлях і замярае адлегласць, выдатак і астатак паліва, г.зн. ажыццяўляе ацэнку дзейнасці аўтамабіля. Выглядае як 100% рашэнне праблемы: здаецца, што цяпер нiчога не залежыць ад слоў кіроўцы, таму што праграма дазваляе праверыць, дзе ён быў і чым займаўся, аж да кіламетраў і хвілін. Але гэты ручной кантроль вельмі працаёмкі: уявіце, колькі часу і сіл сыдзе на праверку 50, 100 або 150 кіроўцаў, якія выязджаюць штодня. Выходзіць, што патрэбен асобны штат людзей, якія будуць правяраць дадзеныя. Калі не кантраляваць, кампанія губляе грошы. Але і ў адваротным выпадку з-за грувасткасці працэсу страты сродкаў не пазбегнуць.

• Працэс рамонту і тэхабслугоўвання ня празрысты. Калі машыну трэба паставіць на ТО? Даводзіцца падымаць паперы, што патрабуе ручной працы. Гэта доўга, складана і немагчыма пракантраляваць.

• Невядома, чым займаецца персанал. Выйшаў кіроўца / аператар / іншы супрацоўнік на працу ці не? Ён на бальнічным або прагульвае? Займаецца справай або адседжвацца пакладзены час? Каб усё гэта высветліць зноў жа патрабуецца ручная работа, а значыць, чалавечы фактар уплывае на вынік.

• Крадзеж, халатнасць і памылкі. Усё круціцца вакол грошай, дарагі тэхнікі, запчастак і гаруча-змазачных матэрыялаў. Заўсёды можна знайсці шчыліну, каб нешта прысабечыць. Плюс чалавечы фактар ​​праяўляецца ў банальных рэчах: вадзіцель не на месцы, страхоўку не працягнулі, таму ён не можа выйсці ў рэйс. І тут ламаецца цалкам увесь працэс: машына не выходзіць на маршрут, вы падводзьце заказчыка і пачынаюцца непрыемныя для абодвух бакоў разборкі.

Але яшчэ больш нас здзівіла тое, як кампаніі вырашаюць праблему. Усё зводзіцца да аднаго з наступных варыянтаў:

1. Нічога не змяняюць і ўлічваюць гэтыя фінансавыя страты, як «сталыя выдаткі». У выніку сітуацыя пагаршаецца, пра развіццё бізнесу гаворка не ідзе ці працэс праходзіць цяжка і занадта доўга.

2. Спрабуюць вырашыць пытанне з дапамогай яшчэ большай колькасці аператараў і аналітыкаў. Але праблема толькі пагаршаецца, таму што ў такім выпадку ўзмацняецца чалавечы фактар: кантроль і аналіз праводзяцца ўручную.

3. Перакладаюць кантроль за выдаткамі на аддзел бухгалтэрыі. Зразумела, што бухгалтару не патрэбна лішні галаўны боль, у яго хапае сваіх праблем. У выніку сітуацыя не мяняецца, таму што часу на аптымізацыю гэтых выдаткаў і іх крыніц ні ў каго няма.

Ці можна выбрацца з гэтага замкнёнага кола?

Мы вырашылі адшукаць сярод удзельнікаў Клуба Дырэктараў кампаніі, якія займаюцца аўтаматызацыяй ў сектары транспарту і лагістыкі. Адазваўся Сяргей Асеяў, адзін з заснавальнікаў кампаніі «АвтоПлан», які адказвае за напрамак тэхналогій развіцця бізнесу і ўсю маркетынгавую частка праекта. У яго мы і даведаліся, як аўтаматызаваць працу транспартнага аддзела.

Клуб Дырэктараў: Сяргей, здравствуйте! Раскажыце, як жа аўтаматызаваць ўлік і ліквідаваць чалавечы фактар?

Сяргей Асеяў: Ёсць даволі шмат праграм, але кожная з іх вырашае розныя пытанні. Мы першымі паднялі пытанне аб класіфікацыі, таму што наша праграма адносіцца да пятага пакаленню. Ёсць яшчэ трэцяе і чацвёртае, хоць звычайна так ніхто не кажа, таму што ўсе выпускаюць адносна аднатыпныя рашэнні.

Трэцяе пакаленне - гэта па праграме на кожную праблему. Напрыклад, выпіска дарожных лістоў, склад і г.д. Праграміст напісаў, аддаў бясплатна або прадаў за нейкую невялікую суму, без наступнай падтрымкі, таму што яна проста не патрэбна, настолькі гэта простыя рашэнні.

У чацвёртым пакаленні ключавым момантам з'яўляецца інтэграцыя. Складана выкарыстоўваць разрозненыя базы дадзеных: асобна склад, асобна па машынах, усе дадзеныя трэба супастаўляць. Патрэбна інтэграцыя. Плюс у тым, што ты ў адным модулі ўвёў інфармацыю, і яна даступная ў астатніх. Мы купілі 2 шыны, ўвялі ў склад, у выніку пра іх даведаецца бухгалтэрыя, яны патрапяць у справаздачы і да т.п.

Але ёсць нюанс. Па спіралі развіцця мы апынуліся ў пункце, з якой пачыналі. Чаму ўзнікла неабходнасць ў інтэграваным софце? Таму што асобныя рашэнні былі складаныя сваёй аб'ёмнасцю, трэба было працаваць з кучай баз дадзеных.

Каб сістэму спрасціць, прыйшлі да інтэграцыі. Але колькасць функцыяналу расло, і цяпер гэтымі інтэграванымі платформамі немагчыма карыстацца: мільён функцый, надбудоў, меню, нешта трэба перапісваць і ўводзіць.

Таму патрабуюцца пісьменныя аператары, якія дорага каштуюць, але працуюць усё роўна ўручную. Гэтыя праграмы не забяспечваюць патрэбны вынік. Яны нагадваюць даведнік з мільёнам старонак, якім даводзіцца карыстацца кожны дзень. Вам патрэбна каманда з пяці чалавек, у якіх зноў ўнутраныя супярэчнасці, скандалы і махінацыі.

Наступнае, пятае пакаленне, - гэта калі асноўныя працэсы, такія, як супастаўленне інфармацыі, выконваюцца праграмай аўтаматычна. Выхад з чацвёртага пакалення - гэта рабатызацыі, калі праграма ўсё ўмее рабіць сама.

КД: Раскажыце падрабязней, як працуе падобная сістэма?

Сяргей: Больш падрабязна будзе сумна і нудна.

Прывяду прыклад: вы кожны дзень карыстаецеся робатам - пошукавік дапамагае знайсці патрэбную інфармацыю. Ўводзіце пытанне і маментальна атрымліваеце адказ. Як ён уладкованы ўсярэдзіне - не гуляе ролі, важны толькі вынік.
Такая сістэма ўладкованая вельмі складана: гэта падвід штучнага інтэлекту з кучай ўнутраных фактараў.

Напрыклад, «ПК АвтоПлан» аналізуе тры патоку дадзеных:

1. Тое, што кіроўцы паказваюць у дакументах.

2. Тое, што паступае з абсталявання (струмень дадзеных падгружаецца аўтаматычна).

3. Нарматыўныя паказчыкі, атрыманыя з дапамогай алгарытмаў разліку.

Праграма кіруе гэтымі трыма струменямі дадзеных і, калі выяўляе нестыкоўкі, пазначае чырвоным які выконваецца заказ.

Чалавек можа паглядзець і зразумець, што трэба даследаваць і праверыць. Рабатызацыі дазваляе выконваць каля 40% руцінных аперацый па кантролі і кіраванні працэсамі ў цалкам аўтаматычным рэжыме. Гэтую працу робіць праграмны робат, у рэальным часе, наогул без прыцягнення людзей. Значыць без ўплыву чалавечага фактару і ручной працы.

«ПК АвтоПлан» не толькі збірае інфармацыю ў адзін інтэрфейс, але і аналізуе яе, паведамляючы карыстальніка пра якія ўзнікаюць праблемах. Гэта проста, хутка і надзейна.

КД: Калі падвесці вынік, то якія выгоды атрымліваюць кампаніі ад аўтаматызацыі?

Сяргей: Іх досыць шмат, таму я распавяду пра самыя важныя:

• Зніжэнне ЎСІХ выдаткаў прадпрыемства. Эканомія можа дасягаць 20%.

• Крайняя таннасць атрымоўваных вынікаў. Кампутары і праграмы не просяць зарплату, ім не трэба працоўнае месца, за іх не прыйдзецца плаціць падаткі і страхавыя ўнёскі. Там дзе раней патрабавалася тры аператара, цяпер досыць аднаго. Расходы на абслугоўванне ў некалькі разоў менш, чым пры выкарыстанні сістэм папярэдняга пакалення.

• згубе рахункаў і іншых важных фактаў становіцца немагчымая.

• Рэзкае павышэнне прадукцыйнасці працы - менш людзей, менш цякучкі, менш выдаткаў, больш вынікаў.

• 100% абарона ад крадзяжоў і фальсіфікацый, выпадковых памылак ўводу дадзеных, любога чалавечага фактару ( «забыўся», «ня падумаў», «некалі», «не ўмею», «не хачу»).

• Максімальна высокая надзейнасць сістэмы (кампутары вельмі рэдка выходзяць з ладу і хутка чыняцца / мяняюцца). Пры гэтым яны не звальняюцца, не хварэюць і ці не спазняюцца на працу, не адлучваюцца, у іх не бывае дэпрэсій або праблем у сям'і.

У выніку прадпрыемства атрымлівае ўсё плюсы выкарыстання абсталявання для кантролю, праграм аўтаматызацыі і іх узаемадзеяння без уласцівых ім мінусаў. Да 40% задач па кіраванні і кантролі ажыццяўляе праграмны робат.

КД: Выглядае прыгожа, але ж вы разумееце, што лепш за ўсё кажуць лічбы?

Сяргей: Вядома. У нас ёсць некалькі сфармаваных паказальных кейсаў. Каб зняць скепсіс і недавер, падзялюся адным з іх.

Транспартнае прадпрыемства сярэдняга маштабу ўсталявала «АвтоПлан»

Характарыстыкі прадпрыемства:

Усталяваны праграмны комплекс «ПК АвтоПлан» (17 пунктаў доступу).
Кошт: 20 000 руб. / Мес. (240 000 руб. / Год).

Вынік ўкаранення «ПК АвтоПлан»:

Іншыя вынікі:

1. Адсутнасць ня выстаўленых Заказчыкам работ.

2. Адсутнасць сур'ёзных страт, звязаных з няправільным і несвоечасовым правядзеннем тэхнічнага абслугоўвання і бягучага рамонту тэхнікі.

3. Значнае спрашчэнне працы персанала, абсалютная імгненная даступнасць ўсёй неабходнай інфармацыі.

У выніку ўкаранення праграмнага комплексу «ПК АвтоПлан» (па выніках аналізу працы праграмы на працягу трох гадоў) былі дасягнуты наступныя вынікі:

• Затраты на ўстаноўку і суправаджэнне «ПК АвтоПлан» - 240 000 руб. / Год.

• Эканомія ў выніку ўкаранення - 6 840 000 руб. / Год.

• Чысты прыбытак у выніку ўкаранення - 6 600 000 руб. / Год.

Прадпрыемства атрымала эканомію гадавых выдаткаў у памеры 3,8% і павелічэнне прыбытку на 34,7%. Эфектыўнасць інвестыцый ва ўкараненне і суправаджэнне праграмнага комплексу «ПК АвтоПлан» склаў 2 850%!

КД: Скажыце, якая ваша місія?

Сяргей: Місія - гэта тое, што ідэалагічна нас аб'ядноўвае. У нас невялікі калектыў, які зараджаны на працу. Што тычыцца пазіцыянавання прадукту, мы ўпэўненыя - усё, што можа рабіць аўтаматыка, павінна рабіць аўтаматыка. Людзям лепш займацца больш маштабнымі справамі.

замест заключэння

Вынікі нашага даследавання паказалі, што ў транспартным аддзеле можна і трэба аўтаматызаваць ўлік. Гэта дапаможа купіраваць крадзеж ці хаця б знізіць частату крадзяжоў, зменшыць залежнасць ад чалавечага фактару, а таксама істотна павысіць рэнтабельнасць бізнесу. Дастаткова зірнуць на гэтую табліцу.

Гэта мінімальныя выдаткі, калі ў вашым штаце ўсяго некалькі спецыялістаў, якія сапраўды сапраўды робяць сваю працу. Але вы выдатна ведаеце, што ў рэальнасці сітуацыя іншая: у кампаніі звычайна значна больш людзей і таму чалавечы фактар ​​пагаршаецца. Трэба дадаць выдаткі, звязаныя з махінацыямі і крадзяжом.

Падстаўце ў табліцу колькасць супрацоўнікаў у сваім штаце і памножце ўсе паказчыкі на гэтую цифру.Полученный вынік пакажа, столькі каштуе ваша залежнасць ад чалавечага фактару. Закрываць на гэта вочы ці паспрабаваць знайсці рашэнне? Калі вы гатовыя дзейнічаць, ацаніце магчымасці аўтаматызацыі - вывучыце дадатковыя матэрыялы па гэтай тэме, ласкава прадастаўленыя Сяргеем.

запампуйце « Аналітычную даведку па праграмах для аўтаматызацыі аўтатранспартных прадпрыемстваў »

Падбіраю цікавы і карысны кантэнт для чытачоў Клуба Дырэктараў.