Як за допомогою автоматизації процесів скоротити прямі витрати в транспортному відділі до 20%

1. Чому ж наш бізнес не поспішає впроваджувати автоматизацію?
2. Чи можна вибратися з цього замкнутого кола?
3. Транспортне підприємство середнього масштабу встановило «Автоплан»
4. замість висновку

Один з найпопулярніших сучасних трендів - автоматизація бізнес-процесів. На Заході протягом п'яти останніх років автоматизація впроваджується повсюдно: від церков до станцій техобслуговування, а у нас бізнес тільки-тільки починає придивлятися і замислюватися. Про що говорити, якщо багато компаній досі використовують для контролю за клієнтською базою Excel замість CRM-систем?

Є багато варіантів швидкої і простий автоматизації бізнес-процесів:

1. Для управління складом можна використовувати Warehouse Management System - спеціалізовану програмну платформу, що дозволяє автоматизувати різні типи складів, включаючи територіально розділені. У ПО входять засоби для управління топологією складу, планування операцій, управління ресурсами і параметрами товарної номенклатури. Можна керувати складською логістикою в рамках різних процесів (наприклад, прийом і відвантаження товару, внутрішні переміщення) в реальному часі.

Приклад: «1С-Логістика: Управління складом» від компанії AXELOT і 1С.

2. Облік фінансів автоматизується за допомогою підключення до ERP системі. Під ERP мається на увазі спектр рішень, включаючи облікові системи з певними доповненнями.

Приклад: Microsoft Dynamics NAV - інтегрована комплексна система управління підприємством для малого і середнього бізнесу (від 5 до 50 користувачів). У цьому рішенні об'єднані можливості фінансового управління, оцінки стану бізнесу, управління виробництвом, взаємовідносинами з клієнтами та інше. Цим ПО користуються майже 70 000 компаній у всьому світі.

3. Підігрів клієнтів спростить використання email-маркетингу. Замість класичних обдзвонив - ланцюжок листів, кожне з яких відповідає на поширені питання, інформує про вигоди пропозиції, оповіщає про акції і т.д. Спланувавши таку розсилку один раз, ви отримуєте інструмент, який працює на вас в режимі 24/7.

Приклад: MailChimp, Mailerlite і інші сервіси email-розсилок

Чому ж наш бізнес не поспішає впроваджувати автоматизацію?

Опитавши керівників ряду великих підприємств, ми виявили загальну проблему: є відділи з «залізною завісою» (бухгалтерія, юридичний і транспортний відділи). Якщо з першими двома все логічно, та й їх штат невеликий, то до останнього залишається безліч нез'ясованих питань.

Ігор Отев, директор ТОВ МакФі «Аудітекоконс» поділився цікавими історіями з практики компанії. Аналогічні ситуації відбуваються і на інших підприємствах:

• За даними бухобліку, на підприємстві вважалася невелика партія чорного металобрухту. У журналі служби охорони відзначено, що в одну з ночей територію підприємства покинуло більше 10 КАМАЗів. Тому виникло логічне припущення: кількість металу з бухобліку не відповідає дійсно обсягом. Ця версія підтвердилася зовсім випадково: один із співробітників виклав в соціальну мережу свою фотографію на тлі гори металобрухту.

• Інша історія пов'язана з одним із заступників директора підприємства. Він відповідав за збереження майна на складах і навмисне створив систему, при якій забезпечувалася постійна текучка кадрів. Це дозволяло йому не враховувати частину продукції - звільнення і найм нових співробітників аргументувалися тотальним крадіжкою. Зазвичай коли йшли колишні робітники і приходили нові, ніхто не проводив інвентаризацію і не складав акти здачі-прийому майна. Можливо, хтось із співробітників дійсно брав участь в розкраданні, але, як ви розумієте, більше всіх «заробляв» саме заступник директора.
  Схема дала збій, коли на чергування позапланово вийшов новий охоронець, який вказав в журналі реєстрації реальний обсяг вивезеної продукції. Вже на наступний день начальник служби економічної безпеки звернув на цю запис увагу.

Розкрадання відбуваються і в більш глобальних масштабах - на рівні державних підприємств.

Наприклад, у вересні 2016 року в Челябінській області заарештували і засудили групу з семи осіб, в яку входили машиністи тепловозів. Протягом трьох років вони крали дизельне паливо: кожен раз з тепловозів ВАТ «РЖД» зливалося не менше 300 літрів. За весь період діяльності ці люди викрали 24 700 літрів палива на суму понад 560 000 рублів!

Чи можна за допомогою автоматизації знизити вплив людського фактора?

Мало озвучити проблему - потрібно знайти шляхи її вирішення. Тому ми продовжили досліджувати питання в спробі з'ясувати, чи можна унеможливити крадіжки або зробити такі випадки рідше, а також упорядкувати систему обліку в транспортному відділі.

Після спілкування з представниками компаній було виділено п'ять поширених проблем:

• Безконтрольне використання техніки. Машина поїхала, паливо витрачається, моторесурс витрачається і т.д, тим самим збільшуються наднормативні витрати на проведення регламентних ТО. Це все - витрати власника. Але де насправді перебувала машина - питання інше. Вирішити його можна, застосовуючи обладнання для супутникового моніторингу GPS / ГЛОНАСС.

• Устаткування моніторингу не дає очікуваних результатів. Мова про технології, яка за допомогою GPS і супутника прокреслює пройдений шлях і заміряє відстань, витрата і залишок палива, тобто здійснює оцінку діяльності автомобіля. Виглядає як 100% рішення проблеми: здається, що тепер нічого не залежить від слів водія, тому що програма дозволяє перевірити, де він був і чим займався, аж до кілометрів і хвилин. Але цей ручний контроль дуже трудомісткий: уявіть, скільки часу і сил піде на перевірку 50, 100 або 150 водіїв, які виїжджають щодня. Виходить, що потрібен окремий штат людей, які будуть перевіряти дані. Якщо не контролювати, компанія втрачає гроші. Але і в іншому випадку через громіздкість процесу втрати коштів не уникнути.

• Процес ремонту та техобслуговування не прозорий. Коли машину потрібно поставити на ТО? Доводиться піднімати паперу, що вимагає ручної праці. Це довго, складно і неможливо проконтролювати.

• Невідомо, чим займається персонал. Вийшов водій / оператор / інший співробітник на роботу чи ні? Він на лікарняному або прогулює? Займається справою або відсиджує належний час? Щоб все це з'ясувати знову ж потрібно ручна робота, а значить, людський фактор впливає на результат.

• Крадіжка, недбалість і помилки. Все крутиться навколо грошей, дорогої техніки, запчастин та паливно-мастильних матеріалів. Завжди можна знайти лазівку, щоб щось привласнити. Плюс людський фактор проявляється в банальних речах: водій не на місці, страховку не продовжили, тому він не може вийти в рейс. І тут ламається повністю весь процес: машина не виходить на маршрут, ви підводите замовника і починаються неприємні для обох сторін розбирання.

Але ще більше нас здивувало те, як компанії вирішують проблему. Все зводиться до одного з наступних варіантів:

1. Нічого не змінюють і враховують ці фінансові втрати, як «постійні витрати». В результаті ситуація погіршується, про розвиток бізнесу не йдеться або процес проходить важко і надто довго.

2. Намагаються вирішити питання за допомогою ще більшого числа операторів і аналітиків. Але проблема лише поглиблюється, тому що в такому випадку посилюється людський фактор: контроль і аналіз проводяться вручну.

3. Перекладають контроль за витратами на відділ бухгалтерії. Зрозуміло, що бухгалтеру не потрібна зайвий головний біль, у нього вистачає своїх проблем. В результаті ситуація не змінюється, тому що часу на оптимізацію цих витрат і їх джерел ні у кого немає.

Чи можна вибратися з цього замкнутого кола?

Ми вирішили відшукати серед учасників Клубу Директорів компанії, які займаються автоматизацією в секторі транспорту і логістики. Відгукнувся Сергій Асєєв, один із засновників компанії «Автоплан», який відповідає за напрямок технологій розвитку бізнесу і всю маркетингову частину проекту. У нього ми і дізналися, як автоматизувати роботу транспортного відділу.

Клуб Директорів: Сергій, здрастуйте! Розкажіть, як же автоматизувати облік і усунути людський фактор?

Сергій Асєєв: Є досить багато програм, але кожна з них вирішує різні питання. Ми першими підняли питання про класифікацію, тому що наша програма відноситься до п'ятого покоління. Є ще третє і четверте, хоча зазвичай так ніхто не говорить, тому що все випускають щодо однотипні рішення.

Третє покоління - це по програмі на кожну проблему. Наприклад, виписка подорожніх листів, склад і т.д. Програміст написав, віддав безкоштовно або продав за якусь невелику суму, без подальшої підтримки, тому що вона просто не потрібна, настільки це прості рішення.

У четвертому поколінні ключовим моментом є інтеграція. Складно використовувати розрізнені бази даних: окремо склад, окремо по машинам, всі дані потрібно зіставляти. Потрібна інтеграція. Плюс в тому, що ти в одному модулі вніс інформацію, і вона доступна в інших. Ми купили 2 шини, ввели в склад, в результаті про них дізнається бухгалтерія, вони потраплять в звіти і т.п.

Але є нюанс. За спіралі розвитку ми опинилися в точці, з якої починали. Чому виникла необхідність в інтегрованому софт? Тому що окремі рішення були складні своєї об'ємністю, потрібно було працювати з купою баз даних.

Щоб систему спростити, прийшли до інтеграції. Але кількість функціоналу росло, і зараз цими інтегрованими платформами неможливо користуватися: мільйон функцій, надбудов, меню, щось потрібно переписувати і вводити.

Тому потрібні грамотні оператори, які дорого коштують, але працюють однаково вручну. Ці програми не забезпечують потрібний результат. Вони нагадують довідник з мільйоном сторінок, яким доводиться користуватися кожен день. Вам потрібна команда з п'яти чоловік, у яких знову внутрішні протиріччя, скандали і махінації.

Наступне, п'яте покоління, - це коли основні процеси, такі, як зіставлення інформації, виконуються програмою автоматично. Вихід з четвертого покоління - це роботизация, коли програма все вміє робити сама.

КД: Розкажіть докладніше, як працює подібна система?

Сергій: Детальніше буде нудно і нудно.

Наведу приклад: ви кожен день користуєтеся роботом - пошуковик допомагає знайти потрібну інформацію. Вводите питання і моментально отримуєте відповідь. Як він влаштований всередині - не грає ролі, важливий лише результат.
Така система влаштована дуже складно: це підвид штучного інтелекту з купою внутрішніх факторів.

Наприклад, «ПК Автоплан» аналізує три потоки даних:

1. Те, що водії вказують в документах.

2. Те, що надходить з обладнання (потік даних подгружается автоматично).

3. Нормативні показники, отримані за допомогою алгоритмів розрахунку.

Програма управляє цими трьома потоками даних і, якщо виявляє нестиковки, позначає червоним виконується замовлення.

Людина може подивитися і зрозуміти, що потрібно досліджувати і перевірити. Роботизація дозволяє виконувати близько 40% рутинних операцій по контролю і управлінню процесами в повністю автоматичному режимі. Цю роботу робить програмний робот, в реальному часі, взагалі без залучення людей. Значить без впливу людського фактора і ручної роботи.

«ПК Автоплан» не тільки збирає інформацію в один інтерфейс, а й аналізує її, повідомляючи користувача про виникаючі проблеми. Це просто, швидко і надійно.

КД: Якщо підвести підсумок, то яка користь отримують компанії від автоматизації?

Сергій: Їх досить багато, тому я розповім про найважливіші:

• Зниження ВСІХ витрат підприємства. Економія може досягати 20%.

• Крайня дешевизна отриманих результатів. Комп'ютери та програми не просять зарплату, їм не потрібно робоче місце, за них не доведеться платити податки і страхові внески. Там де раніше було потрібно три оператора, зараз досить одного. Витрати на обслуговування в кілька разів менше, ніж при використанні систем попереднього покоління.

• Втрата рахунків та інших важливих даних стає неможлива.

• Різке підвищення продуктивності праці - менше людей, менше плинності, менше витрат, більше результатів.

• 100% захист від розкрадань і фальсифікацій, випадкових помилок введення даних, будь-якого людського фактора ( «забув», «не подумав», «колись», «не вмію», «не хочу»).

• Максимально висока надійність системи (комп'ютери вкрай рідко виходять з ладу і швидко чиняться / змінюються). При цьому вони не звільняються, не хворіють і не спізнюються на роботу, не відлучаються, у них не буває депресій або проблем в сім'ї.

В результаті підприємство отримує всі плюси використання обладнання для контролю, програм автоматизації та їх взаємодії без властивих їм мінусів. До 40% завдань з управління та контролю здійснює програмний робот.

КД: Виглядає красиво, але ви ж розумієте, що найкраще свідчать цифри?

Сергій: Звичайно. У нас є кілька сформованих показових кейсів. Щоб зняти скепсис і недовіра, поділюся одним з них.

Транспортне підприємство середнього масштабу встановило «Автоплан»

Характеристики підприємства:

Встановлено програмний комплекс «ПК Автоплан» (17 точок доступу).
Вартість: 20 000 руб. / Міс. (240 000 руб. / Рік).

Результат впровадження «ПК Автоплан»:

Інші результати:

1. відсутність не виставлених Замовникам робіт.

2. Відсутність серйозних збитків, пов'язаних з неправильним і несвоєчасним проведенням технічного обслуговування і поточного ремонту техніки.

3. Значне спрощення роботи персоналу, абсолютна миттєва доступність всієї необхідної інформації.

В результаті впровадження програмного комплексу «ПК Автоплан» (за підсумками аналізу роботи програми протягом трьох років) були досягнуті наступні результати:

• Витрати на установку і супровід «ПК Автоплан» - 240 000 руб. / Рік.

• Економія в результаті впровадження - 6 840 000 руб. / Рік.

• Чистий прибуток в результаті впровадження - 6 600 000 руб. / Рік.

Підприємство отримало економію річних витрат в розмірі 3,8% і збільшення прибутку на 34,7%. Ефективність інвестицій у впровадження і супровід програмного комплексу «ПК Автоплан» становила 2 850%!

КД: Скажіть, яка ваша місія?

Сергій: Місія - це те, що ідеологічно нас об'єднує. У нас невеликий колектив, який заряджений на роботу. Що стосується позиціонування продукту, ми впевнені - все, що може робити автоматика, повинна робити автоматика. Людям краще займатися більш масштабними справами.

замість висновку

Результати нашого дослідження показали, що в транспортному відділі можна і потрібно автоматизувати облік. Це допоможе купірувати злодійство або хоча б знизити частоту крадіжок, зменшить залежність від людського чинника, а також істотно підвищить рентабельність бізнесу. Досить поглянути на цю таблицю.

Це мінімальні витрати, якщо у вашому штаті всього кілька фахівців, які дійсно чесно роблять свою роботу. Але ви прекрасно знаєте, що в реальності ситуація інша: в компанії зазвичай набагато більше людей і тому людський фактор посилюється. Потрібно додати витрати, пов'язані з махінаціями і злодійством.

Підставте в таблицю кількість співробітників в своєму штаті і помножте все показники на цю ціфру.Полученний результат покаже, стільки коштує ваша залежність від людського чинника. Закривати на це очі або спробувати знайти рішення? Якщо ви готові діяти, оцініть можливості автоматизації - вивчіть додаткові матеріали по цій темі, люб'язно надані Сергієм.

скачайте « Аналітичну довідку за програмами для автоматизації автотранспортних підприємств »

Підбираю цікавий і корисний контент для читачів Клубу Директорів.