Як звільнити Headspace і зосередитися на тому, що має значення

Я ніколи не чула про термін "простір" перед читанням Отримання речей і Створення всієї роботи Девід Аллен. У контексті виконання завдань, headpace стосується отримання всіх ваших елементів списку справ зі своєї голови та системи, якій ви довіряєте. Ця система може бути щось на зразок Trello, Google Docs, Basecamp, Podio або моїм улюбленим, папірцем! Ключ у тому, що якщо ви тримаєте все це в своїй голові, ви не тільки з більшою ймовірністю забудете речі, але й стаєте більш підкресленими. Простір Headspace також стосується здатності обробляти великі рішення розумно і не відчувати себе перевантаженими або тисненими ними.

Я не дійсно оцінив це до я прийняв GTD систему та негайно відчував менш підкреслений про роботу. У той час, я був трохи noob на Distilled і трохи потонув у своїх нових проектах. Але простий акт отримання речі на шматок паперу і побачення всіх моїх завдань в одному місці негайно змусив мене зрозуміти, що це не було так погано.

Я хотів би поділитися кількома речами, які я взяв за останні кілька років, які можуть допомогти вам звільнити простір, щоб не тільки відчувати себе менш стресовими і більш розслабленими, але й зробити вас більш ефективними при вирішенні важливих завдань. Я не є досконалим у цьому та мойому headpace інколи заповняється з неправильними речовиною, але я приїхав багато краще ніж я звичайно був.

Отримати краще в делегації

Делегування є важливою частиною вашої роботи незалежно від простору. Як тільки ви досягнете певного рівня досвіду, вам буде надано більше роботи, ніж ви можете впоратися. На Distilled, ми маємо користувальницький інструмент керування проектами, який дає вам підштовхнути, сказавши вам, коли у вас є більше роботи, ніж ви можете доставити в звичайний робочий тиждень. Це може допомогти вам (і вашому менеджеру) легко побачити, коли це просто не практично, щоб доставити роботу, яку ви отримали.

Ця система може дати мені поштовх, які мені потрібні для того, щоб делегувати деякі з моїх робіт, щоб мій простір можна було трохи очистити. Важливо, я все ще володію завданням, яке я делегую, а це означає, що він займає якийсь простір, але це набагато менша сума, особливо коли я знаю, що дав хороший короткий звіт і довіряю людині, яка виконує цю роботу.

Майте щотижневий огляд ваших списків справ та проектів

Кожну п'ятницю, я беру 15-20 хвилин з мого дня, щоб планувати наступні тижні роботи. Роблячи це, я приходжу в роботу в понеділок вранці набагато менше, підкресливши, знаючи, що мені потрібно зробити в цей день, і я можу почати відразу. Альтернатива полягає в тому, що я закручую навколо, намагаючись зрозуміти, що я повинен робити, і перш ніж я це знаю, час пішов, і це майже час обіду. Ми всі були там і знаємо відчуття.

Плануючи свій тиждень заздалегідь, це звільняє простір, щоб зосередитися на тому, що потрібно зробити, на відміну від того, щоб тримати речі в моїй голові.

Мої поточні списки завдань ради Trello виглядають приблизно так:

Я буду робити наступні повідомлення скоро пояснити, як я використовую цю систему, щоб тримати на вершині речей.

Ключовою частиною процесу є використання системи, якій ви довіряєте. Я довіряю себе (і використовую тригери, див. Нижче), щоб переконатися, що регулярно перевіряю свою дошку Trello. Наявність системи не має сенсу, якщо ви не довіряєте їй і не довіряєте собі перевіряти її та підтримувати її в актуальному стані.

Розширюйте можливості для оточуючих

Це випливає з того, що делегація покращилася. Якщо ті, хто оточує вас, відчувають, що вони можуть взяти на себе володіння проектами, проблемами і завданнями, то вони, швидше за все, візьмуть речі з вашої тарілки без необхідності запитувати. Дайте людям свою довіру і заохочуйте їх до виконання завдань, які, як правило, можуть бути завдані вам.

Також заохочуйте їх просто робити речі, і не потрібно просити вашого "дозволу" робити речі.

Я дуже вірю, що дозволяють людям вести ініціативи самостійно. Якщо хтось у моїй команді може влаштувати клієнтську зустріч самостійно, і я повністю їм довіряю, то часто мені не потрібно бути там - так що я не буду. Очевидною перевагою для мене є те, що я можу працювати над іншими завданнями, які мені потрібні. Іншими, більш важливими перевагами для моєї команди є те, що вони відчувають довіру, уповноваженість, стають кращими у лідерстві і розглядаються клієнтами як влада. По суті, я підштовхую їх до уваги і не намагаюся відібрати його.

Розробити тригери

Я згадав тригери вище. Тригери - це те, що вперше представили мені Чіп і Ден Хіт Перемикач . Ідея полягає в тому, що іноді нам потрібно знайти те, що спонукає нас зробити щось. У випадку з Trello вище, ви можете встановити нагадування календаря щодня, що нагадує вам, щоб відкрити його та перевірити. Один з команди Distilled робить це, і це змушує їх перевірити:

Існує нічого поганого в використанні маленьких хакі, як це, поки ви не потрапите в звичку. Я маю це нагадування кожну п'ятницю, тому планую наступний тиждень:

Я роблю це досить довго зараз, коли я дійсно не потребую нагадування, але я залишаю його там на всякий випадок, і в перші кілька тижнів мені це дійсно допомогло.

Зосередьтеся на тому, що ви можете змінити

Я люблю цю блок-схему, яку я думаю, що спочатку я знайшов через Віл Рейнольдс :

Коли я знайшов це, я жартував з Еллі, що він дуже багато підводить підсумок мого погляду на життя, але потім зрозумів, що це не дуже жарт!

Досить часто проблеми виникають під час вашої роботи або життя. Справа в тому, що багато ситуацій якось вирішуються. Звичайно, це не може бути легко або швидко, але завжди є рішення - навіть якщо це не стане відомим вам негайно. Якщо немає рішення, то навіщо хвилюватися? Я часто заводити Еллі (і мою маму!), Тому що я поклав назад, коли справа доходить до проблем. Я не можу це допомогти, але я б скоріше схилявся до того, щоб зайнятися цим способом.

Вимкніть промисловий шум і BS

Я не дуже добре в цьому. Настільки, наскільки я люблю індустрію, в якій я працюю, вона може бути неймовірно стервовою іноді, і хоча вона рідко вказується прямо на мене, якщо вона спрямована на моїх друзів або компанію, то я вважаю це особисто, і я намагаюся ігнорувати це. Я отримав краще в ньому недавно, але він, як правило, займають більше простір, ніж він заслуговує.

У результаті я почав витрачати менше часу на Twitter. Я часто хвилювався, що я пропущу речі, але найцікавіше, що дійсно важлива річ виявляється перед вами. Перевага полягає в тому, що ви не отримуєте додаткового шуму, який приходить з ним.

Замість цього, навчіться фільтрувати через хороші та погані речі. Це допоможе вам не відволікатися на безглузді речі.