Jak obniżyć koszty bezpośrednie w dziale transportu nawet o 20% dzięki automatyzacji procesów

1. Dlaczego nasza firma nie spieszy się z wdrożeniem automatyzacji?
2. Czy można wyjść z tego błędnego koła?
3. Firma transportowa średniej wielkości założyła Avtoplan
4. Zamiast zawarcia

Jednym z najpopularniejszych nowoczesnych trendów jest automatyzacja procesów biznesowych. Na Zachodzie w ciągu ostatnich pięciu lat automatyzacja została wprowadzona wszędzie: od kościołów po stacje obsługi, a nasza firma dopiero zaczyna wyglądać i myśleć. O czym rozmawiać, jeśli wiele firm nadal używa do monitorowania bazy klientów Excel zamiast systemów CRM?

Istnieje wiele opcji szybkiej i łatwej automatyzacji procesów biznesowych:

1. Do zarządzania magazynem można skorzystać z Warehouse Management System - specjalistycznej platformy oprogramowania, która umożliwia automatyzację różnych typów magazynów, w tym magazynów oddzielonych geograficznie. Oprogramowanie zawiera narzędzia do zarządzania topologią magazynu, planowania operacji i zarządzania zasobami i parametrami asortymentu. Możesz zarządzać logistyką magazynową w ramach różnych procesów (na przykład odbieranie i wysyłanie towarów, ruchy wewnętrzne) w czasie rzeczywistym.

Przykład: „1C-Logistics: Warehouse Management” z AXELOT i 1C.

2. Rachunkowość finansowa jest zautomatyzowana poprzez połączenie z systemem ERP. Przez ERP rozumie się szereg rozwiązań, w tym systemy księgowe z pewnymi dodatkami.

Przykład: Microsoft Dynamics NAV to zintegrowany zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem dla małych i średnich firm (od 5 do 50 użytkowników). Rozwiązanie to łączy możliwości zarządzania finansami, oceny działalności, zarządzania produkcją, relacji z klientami i wiele innych. Z tego oprogramowania korzysta prawie 70 000 firm na całym świecie.

3. Ogrzewanie klientów uprości korzystanie z e-mail marketingu. Zamiast klasycznych dzwonków, istnieje łańcuch liter, z których każda odpowiada na typowe pytania, informuje o korzyściach płynących z oferty, powiadamia o promocjach itp. Po jednorazowym zaplanowaniu takiego biuletynu otrzymasz narzędzie, które działa dla Ciebie 24 godziny na dobę.

Przykład: MailChimp, Mailerlite i inne biuletyny e-mailowe

Dlaczego nasza firma nie spieszy się z wdrożeniem automatyzacji?

Po przeprowadzeniu wywiadów z menedżerami wielu dużych przedsiębiorstw zidentyfikowaliśmy wspólny problem: istnieją działy z „żelazną kurtyną” (działy księgowości, prawne i transportowe). Jeśli wszystko jest logiczne z dwoma pierwszymi, a ich personel jest mały, to jest wiele niewyjaśnionych pytań do drugiego.

Igor Otev, dyrektor MAKF Auditecokons LLC, podzielił się ciekawymi historiami z praktyki firmy. Podobne sytuacje występują w innych przedsiębiorstwach:

• Zgodnie z księgowością firma miała małą partię czarnego złomu. W jednej z nocy odnotowano w dzienniku służb bezpieczeństwa, że ​​ponad 10 ciężarówek KAMAZ opuściło terytorium przedsiębiorstwa. W związku z tym powstało logiczne założenie: ilość metalu w rachunkowości nie odpowiada rzeczywistej objętości. Ta wersja została całkowicie potwierdzona przez przypadek: jeden z pracowników zamieścił swoje zdjęcie na tle góry złomu w sieci społecznościowej.

• Kolejna historia dotyczy jednego z zastępców dyrektora przedsiębiorstwa. Był odpowiedzialny za bezpieczeństwo mienia w magazynach i celowo stworzył system, w którym zapewniono stały obrót personelu. Pozwoliło mu to nie brać pod uwagę niektórych produktów - zwolnienie i zatrudnienie nowych pracowników było uzasadnione całkowitą kradzieżą. Zwykle, gdy dawni robotnicy wyjeżdżali i pojawiali się nowi, nikt nie przeprowadzał inwentaryzacji i nie sporządzał aktów dostawy i odbioru mienia. Być może jeden z pracowników rzeczywiście uczestniczył w kradzieży, ale, jak rozumiesz, to właśnie zastępca dyrektora „zarabiał najwięcej”.
  Program nie powiódł się, gdy nowy strażnik przyszedł na służbie nieplanowany, który w dzienniku pokładowym wskazał rzeczywistą ilość eksportowanych produktów. Już następnego dnia szef bezpieczeństwa ekonomicznego zwrócił uwagę na ten zapis.

Kradzież występuje także w skali globalnej - na poziomie przedsiębiorstw państwowych.

Na przykład we wrześniu 2016 r. W regionie Czelabińska aresztowano i skazano grupę siedmiu osób, w tym kierowców lokomotyw spalinowych. Przez trzy lata ukradli olej napędowy: za każdym razem z lokomotyw kolei rosyjskich odprowadzano co najmniej 300 litrów paliwa. Przez cały okres działalności ci ludzie ukradli 24 700 litrów paliwa o wartości ponad 560 000 rubli!

Czy możliwe jest zmniejszenie wpływu czynnika ludzkiego za pomocą automatyzacji?

Nie wystarczy wypowiedzieć problemu - musisz znaleźć sposoby, aby go rozwiązać. Dlatego kontynuowaliśmy badanie problemu, próbując dowiedzieć się, czy możliwe jest wykluczenie kradzieży lub zmniejszenie liczby takich przypadków, a także usprawnienie systemu księgowego w dziale transportu.

Po rozmowie z przedstawicielami firmy zidentyfikowano pięć typowych problemów :

• Niekontrolowane wykorzystanie technologii. Samochód odszedł, marnuje się paliwo, zużywa się żywotność itp., Zwiększając tym samym nadmierne koszty związane z rutynową konserwacją. To wszystko koszt właściciela. Ale gdzie samochód rzeczywiście się znajduje, to kolejne pytanie. Można to rozwiązać za pomocą satelitarnego sprzętu GPS / GLONASS.

• Sprzęt monitorujący nie zapewnia oczekiwanych rezultatów. Chodzi o technologię, która za pomocą GPS i satelity rysuje przebytą odległość i mierzy odległość, zużycie i bilans paliwa, tj. ocenia wydajność samochodu. Wygląda to na 100% rozwiązanie problemu: wydaje się, że teraz nic nie zależy od słów kierowcy, ponieważ program pozwala sprawdzić, gdzie był i co zrobił, aż do kilometrów i minut. Ale ta ręczna kontrola jest bardzo pracochłonna : wyobraź sobie, ile czasu i wysiłku wymaga sprawdzenie 50, 100 lub 150 kierowców, którzy codziennie wyjeżdżają. Okazuje się, że potrzebujemy osobnego personelu, który sprawdzi dane. Jeśli nie jest kontrolowana, firma traci pieniądze. Ale inaczej, ze względu na kłopotliwy proces utraty pieniędzy, nie można uniknąć.

• Proces naprawy i konserwacji nie jest przejrzysty. Kiedy samochód powinien zostać poddany konserwacji? Musimy podnieść papier, który wymaga pracy fizycznej. Kontrola jest długa, trudna i niemożliwa.

• Nie wiadomo, co robi personel. Czy kierowca / operator / inny pracownik przyszedł do pracy, czy nie? Czy on jest na zwolnieniu lekarskim, czy idzie? Czy zajmuje się biznesem, czy też to robi? Aby to wszystko powtórzyć, konieczna jest praca ręczna, co oznacza, że czynnik ludzki wpływa na wynik.

• Kradzież, zaniedbanie i błędy. Wszystko kręci się wokół pieniędzy, drogiego sprzętu, części zamiennych i paliwa i smarów. Zawsze możesz znaleźć lukę, żeby coś schować. Plus, czynnik ludzki przejawia się w banalnych rzeczach: kierowca nie jest na miejscu, ubezpieczenie nie jest przedłużane, więc nie może dostać się na lot. I tutaj cały proces ulega całkowitemu załamaniu: samochód nie wychodzi na trasę, pozwala się klientowi odejść i zaczyna się nieprzyjemny demontaż dla obu stron.

Ale byliśmy jeszcze bardziej zaskoczeni tym, jak firmy rozwiązują problem. Wszystko sprowadza się do jednej z następujących opcji:

1. Nie zmieniają niczego i uwzględniają te straty finansowe jako „koszty stałe” . W rezultacie sytuacja się pogarsza, rozwój biznesu nie jest dyskutowany lub proces trwa już od dłuższego czasu.

2. Spróbuj rozwiązać problem z jeszcze większą liczbą operatorów i analityków. Ale problem nasila się, ponieważ w tym przypadku czynnik ludzki wzrasta: kontrola i analiza są przeprowadzane ręcznie.

3. Przesunięcie kontroli nad kosztami działu księgowości. Jest oczywiste, że księgowy nie potrzebuje dodatkowego bólu głowy, ma dość swoich problemów. W rezultacie sytuacja się nie zmienia, ponieważ nikt nie ma czasu na optymalizację tych wydatków i ich źródeł.

Czy można wyjść z tego błędnego koła?

Zdecydowaliśmy się znaleźć wśród członków Klubu Dyrektorów firmy, którzy zajmują się automatyzacją w sektorze transportu i logistyki. Sergei Aseev, jeden z założycieli Avtoplan, był odpowiedzialny za kierunek rozwoju technologii biznesowych i całą część marketingową projektu. Dowiedzieliśmy się od niego, jak zautomatyzować pracę działu transportu.

Dyrektorzy klubów: Sergey, cześć! Powiedz nam, jak zautomatyzować księgowość i wyeliminować czynnik ludzki?

Sergey Aseev: Istnieje wiele programów, ale każdy z nich rozwiązuje różne problemy. Jako pierwsi poruszyliśmy kwestię klasyfikacji, ponieważ nasz program należy do piątej generacji . Istnieje trzeci i czwarty, choć zwykle nikt tego nie mówi, ponieważ każdy produkuje stosunkowo podobne rozwiązania.

Trzecia generacja to program dla każdego problemu. Na przykład deklaracja podróży, magazyn itp. Programista napisał, dał za darmo lub sprzedał za niewielką kwotę, bez dalszego wsparcia, ponieważ po prostu nie jest potrzebny, ponieważ są to proste rozwiązania.

W czwartej generacji integracja jest kluczowa. Trudno jest korzystać z różnych baz danych: oddzielny magazyn, oddzielnie dla maszyn, wszystkie dane muszą być porównywane. Potrzebujesz integracji. Plus fakt, że wprowadziłeś informacje w jednym module i jest on dostępny w pozostałej części. Kupiliśmy 2 opony, umieściliśmy je w magazynie, w końcu dział księgowości dowiaduje się o nich, wejdzie w raporty itp.

Ale jest niuans. W spirali rozwoju byliśmy w punkcie, od którego zaczęliśmy. Dlaczego potrzebujemy zintegrowanego oprogramowania? Ponieważ indywidualne rozwiązania były złożone w całości, konieczna była praca z wieloma bazami danych.

Aby uprościć system, przyszła integracja. Ale ilość funkcjonalności wzrosła, a teraz nie można korzystać z tych zintegrowanych platform: miliona funkcji, dodatków, menu, coś trzeba przepisać i wprowadzić.

Dlatego wymagane są kompetentni operatorzy, którzy są kosztowni, ale nadal działają ręcznie. Programy te nie zapewniają pożądanego rezultatu. Przypominają katalog z milionem stron, z których trzeba korzystać codziennie. Potrzebujesz zespołu pięciu osób, które ponownie mają wewnętrzne sprzeczności, skandale i oszustwa.

Następna, piąta generacja, ma miejsce wtedy, gdy podstawowe procesy, takie jak porównywanie informacji, są wykonywane automatycznie przez program . Wyjściem z czwartej generacji jest robotyzacja, gdy program może zrobić wszystko sam.

CJ: Opowiedz mi więcej o tym, jak działa taki system?

Sergey: Szczegóły będą nudne i nużące.

Podam przykład: używasz robota codziennie - wyszukiwarka pomaga znaleźć potrzebne informacje. Wpisz pytanie i natychmiast uzyskaj odpowiedź. Nie ma znaczenia, jak to jest ułożone w środku, tylko wynik jest ważny.
Taki system jest bardzo skomplikowany: jest to podgatunek sztucznej inteligencji z wieloma czynnikami wewnętrznymi.

Na przykład „PC Autoplan” analizuje trzy strumienie danych:

1. Co kierowcy wskazują w dokumentach.

2. Co pochodzi z urządzenia (strumień danych jest ładowany automatycznie).

3. Wskaźniki regulacyjne uzyskane za pomocą algorytmów obliczeniowych.

Program zarządza tymi trzema strumieniami danych i, jeśli wykryje niespójności, zaznacza porządek kolorem czerwonym.

Osoba może zobaczyć i zrozumieć, co należy zbadać i zweryfikować. Robotyzacja pozwala na wykonanie około 40% rutynowych operacji w celu monitorowania i sterowania procesami w trybie w pełni automatycznym. Ta praca jest wykonywana przez robota oprogramowania, w czasie rzeczywistym, bez żadnego zaangażowania ludzi. Więc bez wpływu czynnika ludzkiego i pracy ręcznej.

„PC Autoplan” nie tylko gromadzi informacje w jednym interfejsie, ale także analizuje je, powiadamiając użytkownika o wszelkich problemach. Jest prosty, szybki i niezawodny.

CJ: Podsumowując, jakie korzyści czerpią firmy z automatyzacji?

Sergey: Jest ich wiele, więc powiem ci o najważniejszych:

• Zmniejsz WSZYSTKIE koszty przedsiębiorstw. Oszczędności mogą osiągnąć 20%.

• Ekstremalnie niskie koszty. Komputery i programy nie żądają wynagrodzenia, nie potrzebują miejsca pracy, nie muszą płacić podatków i składek ubezpieczeniowych. Kiedy było trzech operatorów, teraz wystarczy jeden. Koszt konserwacji jest kilkakrotnie mniejszy niż w przypadku systemów poprzedniej generacji.

• Utrata kont i inne ważne dane stają się niemożliwe.

• Gwałtowny wzrost wydajności pracy - mniej ludzi, mniejszy obrót, mniej kosztów, więcej wyników.

• 100% ochrona przed kradzieżą i fałszerstwem, przypadkowe błędy wprowadzania danych, każdy czynnik ludzki („zapomniał”, „nie myślał”, „raz”, „nie wiem jak”, „nie chce”).

• Maksymalna niezawodność systemu (komputery rzadko ulegają awarii i są szybko naprawiane / zmieniane). Jednocześnie nie rezygnują, nie chorują i nie spóźniają się do pracy, nie odchodzą, nie mają depresji ani problemów rodzinnych.

W rezultacie firma otrzymuje wszystkie korzyści wynikające ze stosowania urządzeń do kontroli, programów automatyzacji i ich interakcji bez ich nieodłącznych wad. Do 40% zadań związanych z zarządzaniem i kontrolą wykonuje robot oprogramowania.

CJ: Wygląda pięknie, ale rozumiesz, co mówią liczby najlepiej?

Sergey: Oczywiście. Mamy kilka utworzonych przypadków demonstracyjnych. Aby usunąć sceptycyzm i nieufność, podzielę się jednym z nich.

Firma transportowa średniej wielkości założyła Avtoplan

Charakterystyka przedsiębiorstwa:

Zainstalowano pakiet oprogramowania „PC Autoplan” (17 punktów dostępu).
Koszt: 20 000 rubli miesięcznie. (240 000 rubli rocznie).

Wynik wprowadzenia „PC Autoplan”:

Inne wyniki:

1. Brak prac nie narażonych na kontakt z klientem.

2. Brak poważnych uszkodzeń związanych z niewłaściwą i nieterminową konserwacją i konserwacją sprzętu.

3. Znaczne uproszczenie pracy personelu, natychmiastowa dostępność wszystkich niezbędnych informacji.

W wyniku wdrożenia pakietu oprogramowania „PC Avtoplan” (na podstawie wyników analizy pracy programu przez trzy lata) uzyskano następujące wyniki:

• Koszt instalacji i konserwacji „PC Autoplan” - 240 000 rubli / rok.

• Oszczędności w wyniku wdrożenia - 6 840 000 rubli / rok.

• Zysk netto w wyniku wprowadzenia - 6 600 000 rubli / rok.

Firma uzyskała roczne oszczędności kosztów w wysokości 3,8% i wzrost zysków o 34,7%. Skuteczność inwestycji we wdrożenie i utrzymanie pakietu oprogramowania „PC Avtoplan” wyniosła 2,850 %!

CJ: Powiedz mi, jaka jest twoja misja?

Sergey: Misja jest tym, co ideologicznie nas łączy. Mamy mały zespół, który jest obciążony pracą. Jeśli chodzi o pozycjonowanie produktu, jesteśmy pewni, że wszystko, co może zrobić automatyzacja, powinno być wykonywane przez automatyzację. Ludzie lepiej robią większe rzeczy.

Zamiast zawarcia

Wyniki naszych badań wykazały, że w dziale transportu możliwe i konieczne jest zautomatyzowanie księgowości. Pomoże to powstrzymać kradzież, a przynajmniej zmniejszyć częstotliwość kradzieży, zmniejszyć zależność od czynnika ludzkiego, a także znacznie zwiększyć rentowność firmy. Wystarczy spojrzeć na ten stół.

Są to minimalne koszty, jeśli tylko twoi pracownicy są naprawdę szczerzy w swojej pracy. Ale doskonale wiesz, że w rzeczywistości sytuacja jest inna: w firmie jest zazwyczaj znacznie więcej osób, a zatem czynnik ludzki jest jeszcze bardziej nasilony. Konieczne jest dodanie kosztów związanych z oszustwami i kradzieżą.

Zastąp w tabeli liczbę pracowników w swoim stanie i pomnóż wszystkie wskaźniki przez tę liczbę, a uzyskany wynik pokaże, jak bardzo zależy od zależności od czynnika ludzkiego. Zamknij oczy lub spróbuj znaleźć rozwiązanie? Jeśli jesteś gotowy do działania, oceń możliwości automatyzacji - przestudiuj dodatkowe materiały na ten temat, uprzejmie dostarczone przez Siergieja.

Pobierz „ Odniesienie analityczne dotyczące programów automatyzacji przedsiębiorstw transportu samochodowego „

Odbieram interesujące i przydatne treści dla czytelników Klubu Dyrektorów.