Jak zwolnić headspace i skupić się na tym, co ważne

Nigdy nie słyszałem o terminach „headspace” przed lekturą Pierwsze rzeczy zrobione i Wszystko to działa David Allen. W kontekście uzyskiwania rzeczy, headspace odnosi się do wyrzucenia wszystkich elementów listy zadań do zrobienia z głowy i do systemu, któremu ufasz. Może to być coś takiego jak Trello, Google Docs, Basecamp, Podio lub mój ulubiony kawałek papieru! Kluczem jest to, że jeśli trzymasz to wszystko w głowie, to nie tylko bardziej prawdopodobne jest, że zapomnisz rzeczy, ale staniesz się bardziej zestresowany. Headspace odnosi się również do rozsądnego radzenia sobie z dużymi decyzjami i nie odczuwania ich przytłoczenia lub presji.

Naprawdę nie doceniałem tego, dopóki nie przyjąłem systemu GTD i od razu poczułem się mniej zestresowany pracą. W tamtym czasie byłem trochę niedobry w Distilled i tonąłem trochę w moich nowych projektach. Ale prosty akt dostania rzeczy na kartkę papieru i zobaczenia wszystkich moich rzeczy do zrobienia w jednym miejscu natychmiast uświadomił mi, że tak naprawdę nie było tak źle.

Chcę podzielić się kilkoma rzeczami, które podjąłem w ciągu ostatnich kilku lat, co może pomóc uwolnić headspace, aby nie tylko czuć się mniej zestresowanym i bardziej zrelaksowanym, ale także sprawić, że będziesz bardziej wydajny w zadaniach, które się liczą. Nie jestem w tym doskonały i moja przestrzeń jest czasami wypełniona złymi rzeczami, ale stałem się znacznie lepszy niż kiedyś.

Popraw się w delegacji

Delegacja jest istotną częścią Twojej pracy, niezależnie od przestrzeni nad głową. Po osiągnięciu pewnego poziomu doświadczenia otrzymasz więcej pracy niż możesz sobie poradzić. W Distilled, mamy niestandardowe narzędzie do zarządzania projektami, które daje ci podpowiedź, mówiąc ci, kiedy masz więcej pracy niż możesz dostarczyć w normalnym tygodniu pracy. Może to pomóc Tobie (i Twojemu menedżerowi) łatwo zobaczyć, kiedy dostarczenie pracy, którą otrzymałeś, jest po prostu niepraktyczne.

Ten system może dać mi szturchnięcie, którego potrzebuję, aby delegować część mojej pracy, aby moja przestrzeń nad głową mogła zostać nieco wyczyszczona. Co ważne, nadal jestem właścicielem zadania, które deleguję, co oznacza, że ​​zajmuje trochę miejsca w pamięci, ale jest to znacznie mniejsza kwota, zwłaszcza gdy wiem, że dobrze się spisałem i ufam osobie wykonującej pracę.

Cotygodniowy przegląd list zadań i projektów

W każdy piątek, spędzam 15-20 minut z mojego dnia na planowanie następnych tygodni pracy. Robiąc to, przychodzę do pracy w poniedziałek rano znacznie mniej zestresowany, wiedząc, co muszę zrobić tego dnia i mogę zacząć od razu. Alternatywą jest to, że staram się wymyślić, co mam robić, a zanim się zorientuję, czas minął i jest prawie po lunchu. Wszyscy tam byliśmy i znamy to uczucie.

Planując mój tydzień z wyprzedzeniem, uwalnia to przestrzeń nad głową, aby skupić się na tym, co należy zrobić, w przeciwieństwie do konieczności trzymania rzeczy w głowie.

Moja aktualna lista rzeczy do zrobienia na płycie Trello wygląda mniej więcej tak:

Wkrótce postaram się wyjaśnić dokładnie, w jaki sposób korzystam z tego systemu, aby utrzymać się na bieżąco.

Kluczową częścią tego procesu jest użycie systemu, któremu ufasz. Ufam sobie (i używam wyzwalaczy, patrz poniżej), aby upewnić się, że regularnie sprawdzam moją tablicę Trello. Posiadanie systemu jest bezcelowe, chyba że mu ufasz i ufasz sobie, że go sprawdzasz i aktualizujesz.

Wzmocnij otoczenie

To wynika z poprawy w delegacji. Jeśli ci, którzy są wokół ciebie, czują, że mogą przejąć na własność projekty, problemy i zadania, są bardziej skłonni do ściągania rzeczy z twojego talerza bez konieczności pytania. Daj ludziom swoje zaufanie i zachęć ich do podejmowania zadań, które zazwyczaj należą do Ciebie.

Zachęcaj ich również, aby po prostu robili rzeczy i nie musieli pytać o „pozwolenie” na robienie rzeczy.

Wierzę dość mocno w to, że pozwalamy ludziom prowadzić inicjatywy samodzielnie. Jeśli ktoś w moim zespole może poradzić sobie z spotkaniem klienta samodzielnie i całkowicie im ufam, to często nie ma potrzeby, bym tam był - więc nie będę. Oczywistą korzyścią dla mnie jest to, że mogę pracować nad innymi zadaniami, które mnie potrzebują. Innymi ważniejszymi korzyściami dla mojego zespołu jest to, że czują się zaufani, mają moc, stają się lepsi w prowadzeniu i są postrzegani jako autorytet przez klientów. Zasadniczo wpycham ich w światło reflektorów i nie próbuję ich zabrać.

Opracuj wyzwalacze

Wspomniałem wyzwalacze powyżej. Wyzwalacze to coś, co po raz pierwszy przedstawił mi Chip i Dan Heath Przełącznik . Chodzi o to, że czasami musimy znaleźć coś, co powoduje, że musimy coś zrobić. W przypadku Trello powyżej możesz ustawić przypomnienie kalendarza każdego dnia, które przypomina Ci, aby je otworzyć i sprawdzić. Robi to jedna z drużyn w Distilled i zmusza ich do sprawdzenia:

Nie ma nic złego w używaniu małych hacków tak długo, aż dojdziesz do przyzwyczajenia. Mam to przypomnienie w każdy piątek, więc zaplanuj mój następny tydzień:

Robię to już wystarczająco długo, ponieważ nie potrzebuję przypomnienia, ale zostawiam to na wszelki wypadek iw pierwszych tygodniach naprawdę mi pomogło.

Skup się na tym, co możesz zmienić

Uwielbiam ten schemat blokowy, który, jak sądzę, znalazłem początkowo Wil Reynolds :

Kiedy to znalazłem, żartowałem z Ellie, że to bardzo podsumowuje moje spojrzenie na życie, ale potem zrozumiałem, że to nie jest żart!

Dość często pojawiają się problemy w trakcie pracy lub życia. Faktem jest, że wiele sytuacji można jakoś rozwiązać. Pewnie, że nie będzie to łatwe ani szybkie, ale zawsze jest rozwiązanie - nawet jeśli nie zostanie ci natychmiast ujawnione. Jeśli nie ma rozwiązania, to po co się martwić? Często likwiduję Ellie (i moją mamę!), Ponieważ jestem zrelaksowana, jeśli chodzi o problemy. Nie mogę nic na to poradzić, ale wolałbym być bardziej skłonny niż zajmowanie przez nich miejsca na głowie.

Wyłącz szumy przemysłowe i BS

Nie jestem w tym dobry. Choć bardzo lubię przemysł, w którym pracuję, czasami może być niesamowicie dziwaczny i nawet jeśli jest rzadko wskazywany bezpośrednio na mnie, jeśli jest skierowany do moich przyjaciół lub firmy, to biorę to osobiście i nie mogę zignorować to. Ostatnio osiągnąłem lepsze wyniki, ale zazwyczaj zajmuje więcej miejsca niż na to zasługuje.

W rezultacie zacząłem spędzać mniej czasu na Twitterze. Kiedyś martwiłem się, że przegapię coś, ale zabawne jest to, że naprawdę ważne rzeczy znajdują się dla ciebie. Korzyść polega na tym, że nie dostajesz całego dodatkowego szumu.

Zamiast tego naucz się filtrować dobre i złe rzeczy. Pomoże Ci nie rozpraszać się bezsensownymi rzeczami.