Optymalizacja procesów biznesowych
(optymalizacja procesów biznesowych na zasadzie „jak powinno być”)
„Proces, który wczoraj był doskonały, dziś jest zadowalający, a jutro już nie spełni wymogów czasu”
(D. Harrington, K.S. Esseling, H.V. Nimwegen)
Optymalizacja procesów biznesowych firmy polega na wykorzystaniu jednej z metod lub kombinacji kilku z nich (od drobnych usprawnień w jednym procesie, po benchmarking i reengineering). Między sobą różnią się czasem wdrożenia, kosztami, ryzykiem i osiągalnymi wynikami. Najbardziej radykalna jest reengineering procesów biznesowych. Podczas optymalizacji procesów biznesowych firmy można zastosować modelowanie symulacyjne, jeśli używane jest specjalistyczne oprogramowanie.
Zazwyczaj w firmach często procesy nie są optymalizowane, co często wpływa na jakość obsługi klienta. Rysunek pokazuje sytuację warunkową, ale raczej typową pod względem niepotrzebnych zatwierdzeń, powielania funkcji, opóźnień w podejmowaniu ważnych decyzji i szybkości / jakości pracy z klientami. Jest oczywiste, że wymagana jest optymalizacja procesów biznesowych firmy.
Podczas ulepszania procesów uciekają się do różnych techniki optymalizacji procesów biznesowych . Na jakość / szybkość uzyskiwania akceptowalnych wyników duży wpływ ma kompletność i poprawność modeli procesów wdrożonych na etapie ich opisy na zasadzie „jak jest” .
Optymalizacja procesów biznesowych firmy może znacznie poprawić pracę z klientami, co z konieczności wpływa na późniejszą poprawę wyników finansowych. Zazwyczaj optymalizacja procesów biznesowych przeprowadzana jest przez grupy robocze i może trwać od tygodnia do kilku miesięcy - wszystko zależy od skali zmian w procesie biznesowym. Optymalizacja procesu, zwłaszcza dużego, jest zwykle uznawana za odrębny projekt w firmie, a zatem wymaga wiedzy z zakresu zarządzania projektami.
Należy rozumieć, że optymalizacja procesu nie jest działaniem jednorazowym. Wskaźniki monitorowania kluczowych procesów biznesowych i ich późniejszych analiza , firma decyduje, czy usprawnić proces biznesowy. Jednocześnie nie oznacza to, że kluczowe procesy biznesowe muszą być zmieniane co dwa miesiące (jak powiedział nam jeden z właścicieli firmy rolnej). Częstotliwość przeglądu procesów biznesowych może zależeć tylko od celów firmy i wyników wskaźników monitorowania. Dynamika rynku, na którym działa firma, może również wpływać na częstotliwość zmian procesów.
Typowym i bardzo częstym błędem menedżerów jest myśl, że optymalizacja procesów biznesowych jest zawsze i przede wszystkim związana z automatyzacją procesów biznesowych. Niestety, taki błąd jest często kosztowny dla firm. Przed podjęciem decyzji o jednoznacznej automatyzacji procesów biznesowych zdecydowanie zalecamy zapoznanie się z tym materiał .
