Optymalizacja wydatków na transport korporacyjny

Ponadto na podstawie tych dokumentów konieczne jest przeprowadzenie poważnej analizy zamówień i ich ważności. Jakie usługi i towary są kupowane za gotówkę, a które - bezgotówkowe? Przeprowadzić kontrolę prac naprawczych i konserwacyjnych oraz wydarzeń i przeanalizować ich koszty. Zwróć uwagę na częstotliwość napraw i czynności, zwłaszcza jeśli są one powtarzane. Ważne jest, aby zrozumieć, na ile to możliwe, ważność wykonanej pracy. Zdarza się, że naprawiłeś węzeł, a zlecenie pracy wskazuje dodatkową pracę lub części zamienne, które nie mają nic wspólnego z tym węzłem lub jest tylko jedna usterka w naprawie, a jeśli spojrzysz na pracę lub części, okaże się że podział powinien być zupełnie inny.

Ostatnią rzeczą, której należy się nauczyć z dokumentów, są traktaty. Określ przede wszystkim, jakie usługi są świadczone w ramach umów, a które bez nich. Uważnie przeczytaj wszystkie umowy, zwróć szczególną uwagę na ich warunki i określ, gdzie leżą główne ryzyka i straty.

Aby uzyskać pełny obraz sytuacji w transporcie w firmie, oprócz badania i analizy wszystkich dokumentów i logistyki podróży, konieczne jest przeanalizowanie rynku podobnych towarów i usług w dziedzinie obsługi i utrzymania transportu. W wyniku tej pracy zrozumiem, czy koszt towarów i usług otrzymanych przez firmę jest zbyt wysoki, czy też wszystko jest oferowane za rozsądną cenę.

W trakcie studiowania wyżej wymienionego materiału jest prawdopodobne, że wiele spowoduje dezorientację i zaskoczenie, a może nawet gniew. A otrzymawszy odpowiedź na jedno pytanie, to drugie spowoduje jeszcze więcej pytań. Ale wkroczywszy na tę drogę, trzeba być na to przygotowanym. Musisz być przygotowany na sprzeciw wobec personelu. Musimy być gotowi usłyszeć takie zwroty jak: „zrobiliśmy to w ten sposób”, „zawsze tak było” itd. Musisz zrozumieć, że nie jest konieczne zgłaszanie swoich znalezisk podwładnym, ponieważ ważne jest, aby uzyskać pełny obraz tego, co się dzieje. A kiedy zostanie ostatecznie odebrany, konieczne jest określenie kierunków, w których występują największe problemy, gdzie konieczne jest przede wszystkim przeprowadzenie działań optymalizacyjnych. To znaczy, aby zidentyfikować obszary szczególnej uwagi. Kolejnym etapem jest określenie kroków optymalizacji. Co dokładnie należy robić w każdym kierunku.

Po określeniu kolejnych kroków optymalizacji zaczynamy je wdrażać. Ważne jest, aby jak najszybciej (o ile to możliwe) przełączyć się na system płatności bezgotówkowych dla wszystkich usług i towarów. Konieczne jest całkowite wyeliminowanie obiegu gotówki.

Jednocześnie rozpoczynają się prace nad ustaleniem porządku w dokumentacji i utworzeniem pakietu dokumentów spełniających wymagania ustawodawstwa i interesów firmy, a mianowicie opracowanie i wdrożenie dokumentów regulacyjnych. W tych dokumentach powinno być szczegółowe odzwierciedlenie każdego kroku, każdego procesu. Konieczne jest wykluczenie możliwości podwójnej interpretacji lub możliwości działania według własnego uznania. Konieczne jest uregulowanie i zapisanie jasnego opisu wypełniania wszystkich dokumentów związanych z transportem, ustalanie wszystkich terminów (wypełnianie dokumentów, składanie dokumentów, składanie wniosków, powiadamianie o incydentach lub innych zdarzeniach itp.). Przeprowadzić prace nad analizą aktualności obowiązujących przepisów (zużycie paliwa, okres użytkowania, konserwacja itp.) I ich zgodność z obowiązującymi przepisami. W razie potrzeby zdefiniuj i napraw nowe standardy.

Może być konieczne przeprowadzenie poważnych prac nad opracowaniem i wdrożeniem nowych opisów stanowisk, które powinny zawierać możliwie najpełniejszy opis obowiązków kierowców i pracowników, którzy zapewniają pracę transportu. Ponadto nie byłoby zbędne, aby odzwierciedlać w nich istnienie odpowiedzialności zgodnie z Kodeksem Pracy Federacji Rosyjskiej.

Jeśli firma nie ma wbudowanego systemu zleceń transportowych lub podczas analizy okazało się, że wymaga ona reorganizacji, należy podjąć odpowiednie działania. Po pierwsze, jeśli nie ma systemu aplikacji, wprowadź. Określ ramy czasowe i formularz zgłoszeniowy, kto powinien złożyć te wnioski i napraw to wszystko za pomocą wewnętrznego dokumentu regulacyjnego. Ważne jest również określenie kręgu pracowników, którym można zapewnić transport korporacyjny i do kogo nie jest on w zasadzie zasugerowany. Często zdarza się, że firma używa maszyn „przyspieszających” nie dla tych, którzy naprawdę ich potrzebują do pracy, ale dla tych, którzy mają dobre relacje z szefem działu transportu lub, jak zawsze, „historycznie”. Jeśli to konieczne, lista ta może być również ustalona w przepisach.

Bardzo ważne jest dalsze kompetentne i racjonalne dostosowanie systemu logistycznego do korzystania z transportu. I tutaj ważne jest rozważenie następujących aspektów podczas przetwarzania wniosków i tworzenia planu podróży:

Ø Podróżuj w jednym kierunku od różnych klientów i ich kombinacji;

Ø Czas pracy kierowcy, jego czas na lunch i czas ostatecznego powrotu do garażu, które w rzeczywistości powinny pokrywać się z końcem dnia pracy, zgodnie z prawem;
Ø Warunki pogodowe, które mogą wpływać na czas podróży (śnieg, mgła, mroźny deszcz itp.), Sezonowość (w przeddzień świąt; w lecie jest mniej samochodów, ale wiele osób jeździ do daczy w piątek; z początkiem roku szkolnego liczba samochodów wzrasta i itp.), złożoność kierunku (budowa wiaduktów, naprawa dróg itp.);
Ø Wyłączenie nieplanowanych podróży, aby przyzwyczaić pracowników do „gospodarki planowej”.

W procesie badania sytuacji w firmie transportowej nie będzie zbędna analiza pracy firmy kurierskiej (jeśli istnieje) i analiza obciążenia pracą kurierów. Może być także irracjonalne wykorzystanie zasobu. Na przykład część korespondencji może zostać wysłana pocztą. W każdym razie konieczne jest zrozumienie, czy możliwe jest usunięcie części pracy ze sterowników i przekazanie ich kurierom. Jest to również częsta sytuacja, gdy kierowca przewozi jakieś papiery, ponieważ jest to „robione przez długi czas”, a ta praca może być wykonana przez kuriera. Oprócz powyższych środków wskazane jest stałe przenoszenie analizy i kontroli biletów wycieczkowych. Sama procedura i częstotliwość inspekcji mogą być określone z uwzględnieniem dostępnych zasobów ludzkich i tymczasowych. Jeśli firma posiada usługę wysyłkową, konieczne jest wpisanie do rejestru listów przewozowych, a ich wydanie musi być dokonane na podstawie podpisu. Również w trybie stałym należy przeprowadzić uzgodnienie przebiegu i zużycia paliwa. Konieczne jest ustanowienie ścisłej kontroli wydatków. I tutaj należy zwrócić szczególną uwagę na konserwację i naprawy, a także procedurę wymiany opon samochodowych. Użytkowanie i utrzymanie transportu firmy powinno być zasadniczo ściśle kontrolowane.

Wszystkie przedstawione środki nie pociągają za sobą żadnych dodatkowych kosztów uboju. Uważa się jednak, że kosztów nie można zmniejszyć bez wydawania na nie ani grosza. I to stwierdzenie można uznać za uzasadnione z jednym zastrzeżeniem: koszty nie mogą być zmniejszone z maksymalną wydajnością bez wydawania na to ani grosza. A systemy monitorowania transportu mogą naprawdę zapewnić maksymalną wydajność. Systemy te można również nazwać systemami nawigacyjnymi, systemami satelitarnymi, a dla wielu jasne jest, że taką definicją jest system GLONASS / GPS.

Aby ustanowić taki system, konieczne jest „zainwestowanie” jednorazowo średnio od 9 000 do 12 000 rubli za każdy element wyposażenia, miesięczne wydatki wynoszą od 200 do 500 rubli za każdy samochód. W tych liczbach usługi pocztowe nie są brane pod uwagę przy wysyłaniu sprzętu do biur regionalnych, co z reguły odbywa się na koszt Klienta.
Według wielu ekspertów systemy te mogą obniżyć koszty transportu średnio o 20-30%, a ich instalacja opłaca się maksymalnie przez rok.

Średni okres zwrotu nie przekracza 6 miesięcy. Jednocześnie system monitorowania pojazdów umożliwia identyfikację i zatrzymanie niewłaściwego użytkowania pojazdów służbowych za pomocą następujących wskaźników:

Ø Kontrola lokalizacji;
Ø Ocena w czasie rzeczywistym korzystania z transportu;
Ø Maksymalne pełne dane do analizy - funkcja zapisywania historii ruchów w danym okresie;
Ø Kontrola prędkości;
Ø Dokładne dane bezczynności (silnik włączony, nie włączony).

Korzystanie z systemu da realne i namacalne rezultaty. Przede wszystkim zrozumiemy rzeczywiste potrzeby transportu i skuteczność jego wykorzystania. Dzięki stałemu monitorowaniu przebieg zaczyna zauważalnie maleć, w wyniku czego spada zużycie paliwa. I jeszcze jeden ważny plus to zwiększenie dyscypliny kierowców.

Jednak trzeba być przygotowanym na przeciwdziałanie temu ostatniemu dzięki wprowadzeniu systemu monitorowania transportu. Nie jest niczym niezwykłym, że kierowcy próbują wyłączyć urządzenia. Ponieważ są to możliwe straty materialne, ważne jest przeprowadzenie prac wyjaśniających wśród personelu, w celu zidentyfikowania możliwych konsekwencji i przygotowania się do „orientacyjnego” odzyskania szkody zgodnie z Kodeksem Pracy Federacji Rosyjskiej. Dlatego niezwykle ważne jest, aby podczas instalowania tego sprzętu na konkretnym samochodzie przenieść sprzęt do kierowcy zgodnie z ustawą o transferze.

Wybierając firmę, która zapewni sprzęt i usługi do monitorowania transportu, oprócz standardowych procedur przetargowych i warunków, konieczne jest przetestowanie sprzętu i zapoznanie się z produktem (RAPORT), który zostanie otrzymany w wyniku. Następnie określ, w jaki sposób ten raport jest odpowiedni dla wszystkich wymagań.

Jeśli mówimy o krokach do optymalizacji w odniesieniu do głównych pozycji wydatków na transport korporacyjny, tutaj możemy polecić:

· ZAKUPY

Pożądane jest wykluczenie „heterogeniczności” samochodów i zdefiniowanie jednej marki (modelu) dla floty. Oczywiste jest, że mogą to być opcje dla różnych samochodów klasy, dla pojazdów podróżujących i osobistych. Przed określeniem odpowiedniego modelu samochodu konieczne jest przeprowadzenie analizy porównawczej charakterystyk rozważanych modeli (zużycie paliwa, okres gwarancji, koszt części i konserwacji, niezawodność).

Takie podejście pozwoli Ci zawrzeć umowę na dostawę korporacyjną ze znacznymi zniżkami. Ponadto w przyszłości zmniejszy to całkowity koszt konserwacji.

· Paliwa i smary (paliwo, oleje, hamulce i chłodziwa).
Jedną z form unikania gotówki jest zawarcie umowy na dostawę kart paliwowych i paliwowych. Oprócz unikania gotówki, karty paliwowe umożliwiają ustalenie limitu paliwa podczas tankowania przez pewien okres (dzień, miesiąc). Dodatkowo, możliwość otrzymywania codziennych raportów o transakcjach dla wszystkich lub wybranych kart na dowolny okres, wskazujących numer karty, datę i godzinę tankowania, ilość napełnionego paliwa, pozwala na dokładniejsze kontrolowanie zużycia paliwa.

Przy zawieraniu umowy na dostawę paliw i smarów płatności za świadczone usługi i towary są produkowane w ramach jednej płatności. W Moskwie i regionie moskiewskim możliwe jest zawarcie umowy z bezpośrednim dostawcą paliwa. Umowa na dostawę paliwa i smarów w rozwiniętej sieci regionalnej może zostać zawarta z jednym kontrahentem, ale ma umowy z kilkoma operatorami. Takie porozumienie pozwala nie tylko na rozliczenia z jednym kontrahentem w odniesieniu do wszystkich usług i towarów, ale także wybór odpowiedniego operatora stacji paliw w zależności od jego zasięgu w danym regionie.
Do 20% strat paliw i smarów leży w samej zasadzie systemu ich odpisywania i kontroli. Dlatego ważne jest, aby utrzymać aktualność zużycia paliwa i współczynników odpisów. W tym procesie bardzo ważne jest ścisłe współdziałanie z działem księgowości i koordynowanie wszystkich norm i procedur z tą jednostką przed wprowadzeniem ich w życie.
Odpis paliwa powinien być przeprowadzany tylko w celu szczegółowej weryfikacji listów przewozowych z listami napełniania.

Dodatkowym narzędziem do pomiaru zużycia paliwa mogą być czujniki monitorowania zużycia paliwa, ale dziś nie ma jednoznacznej opinii, czy zainstalować czujniki, czy nie. Wynika to głównie z dostępnych błędów dla wszystkich modeli i typów czujników. Ponadto niektóre typy czujników nie są instalowane w pojazdach gwarancyjnych, ponieważ ich konstrukcja obejmuje instalację z bezpośrednią interwencją w systemy elektroniczne i pociąga za sobą usunięcie gwarancji pojazdu. W uczciwości muszę powiedzieć, że głównym klientem tych systemów jest dzisiaj transport towarowy.

· KONSERWACJA, AKTUALNE I NAPRAWY KAPITAŁOWE.
Ta pozycja wydatków może wynosić do 20-30% budżetu pojazdów. W przypadku braku odpowiedniego systemu kontroli i raportowania straty w tej pozycji mogą wynosić do 50%. Najważniejszą rzeczą, którą należy zrobić w tym kierunku, jest przejęcie wszystkich procesów pod pełną i całkowitą kontrolę.
Konieczne jest wybranie stacji serwisowej (HUNDRED) i zawarcie z nią umowy. Zawarcie umowy nie ma sensu, ale dzięki dwóm lub trzem stacjom pozwoli to wybrać najlepsze opcje napraw, a także uniknąć ewentualnych nieprzewidzianych trudności, jeśli konieczna jest szybka konserwacja.
Ważne jest, aby prowadzić ewidencję planowanej konserwacji i ściśle kontrolować ich realizację. Inne naprawy wymagają ścisłej kontroli, dlatego konieczne jest wykluczenie napraw bez uprzedniej zgody. Na etapie zatwierdzania, szczegółowej analizy każdej awarii i proponowanej naprawy, należy wykonać koszt części. W niektórych przypadkach warto rozważyć kwestię samodzielnego zaopatrzenia się w części do wymiany. Aby dokonać obiektywnej oceny, warto potwierdzić uszkodzenie (uszkodzenie) różnymi sposobami naprawy obrazu (zdjęcie, wideo).

· UBEZPIECZENIE TRANSPORTU SILNIKOWEGO
W przypadku firm ubezpieczeniowych najbardziej poprawne jest zawarcie jednej umowy ubezpieczenia. Co więcej, im większy park, tym większy efekt. Jeśli firma ma wiele oddziałów regionalnych, konieczne jest wybranie firmy ubezpieczeniowej o takim samym zasięgu terytorialnym. Przed zawarciem umowy ubezpieczenia ważne jest sprawdzenie wiarygodności firmy ubezpieczeniowej, przede wszystkim - zgodnie z opiniami klientów.
Jako jeden ze sposobów obniżenia kosztów ubezpieczenia, można rozważyć zastosowanie warunkowych i bezwarunkowych odliczeń, co znacznie zmniejsza składki ubezpieczeniowe. Jednak tutaj konieczne jest oszacowanie wszystkich możliwych konsekwencji.

W warunkowej franczyzie:
- jeżeli kwota szkody nie przekracza kwoty podlegającej odliczeniu określonej w umowie, odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia nie jest wypłacane;
- jeżeli kwota szkody przekracza kwotę podlegającą odliczeniu określoną w umowie, odszkodowanie z tytułu ubezpieczenia jest wypłacane w całości;
Bezwarunkowa franczyza:
- we wszystkich przypadkach kwota podlegająca odliczeniu określona w umowie jest potrącana z kwoty odszkodowania ubezpieczeniowego
Niektóre firmy, w przypadku gdy ich kierowcy są winni wypadku, zwracają udział własny lub kwotę mnożnika kosztem samych kierowców.

· ZAPEWNIENIE MATERIAŁÓW I USŁUG KONSUMPCYJNYCH.

Tutaj ważne jest, aby wybrać najbardziej dostawcę w każdym kierunku i zawrzeć umowy (dostawa materiałów eksploatacyjnych, mycie, przechowywanie opon itp.).
Ważne jest, aby śledzić materiały, aby kontrolować czas ich działania. Bardzo często są to małe sprawy, są regularne straty. Jeśli korzystasz z tego, co robisz, po raz pierwszy otrzymasz starego, nieczynnego. Tutaj ważne jest rozważenie możliwości dostarczania materiałów.
Konieczność prowadzenia ewidencji dotyczy między innymi opon samochodowych. Za tę kartę wystawia się rozliczenie opon samochodowych. Ponadto jest zawarcie umowy o świadczenie usług montażowych, przechowywanie i wybór opon samochodowych. Jeśli firma sama organizuje przechowywanie opon, niezwykle ważne jest przestrzeganie zasad bezpieczeństwa, a także normy bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Likwidacja musi być dokonana przez uprawnione organizacje. Musisz zrozumieć, nie możesz po prostu wrzucić opony do kosza na śmieci. Ewentualne kary mogą przekroczyć oszczędności. W celu wycofania z eksploatacji dokumentów potwierdzajzace jej usunięcie.
Jeśli chodzi o mycie samochodu, możesz zawrzeć umowę lub rozważyć możliwość mycia samochodu na kartach paliwowych. Usługa ta jest również świadczona przez firmę dostarczającą paliwo. · BADANIE MEDYCZNE I SZKOLENIE CU DO WYJŚCIA NA LINIĘ.
Czy są przeprowadzane badania lekarskie przed wyjazdem i lokalizacją są względne ekonomiczne. Wątki wielkości i jej lokalizacji geograficznego, umowy zawierane są z instytucjami medycznymi lub pracownikowi medycznemu.

Aby zorganizować proces wypuszczania pojazdu silnikowego na linię, pracownik, który zapewnia ten proces, musi przejść szkolenie w ramach programu bezpieczeństwa drogowego, a następnie otrzymać certyfikat ustalonej próbki (ważny przez 5 lat). W tym przypadku nie mówimy o optymalizacji kosztów, ale zgodność z tymi zasadami pozwoli firmie uniknąć ewentualnych kar i przepisów.

· PARKOWANIE
Organizując parking dla transportu korporacyjnego, konieczne jest również zawarcie umowy, nawet jeśli jest to prywatny parking. Ważne jest również ustalenie, gdzie samochody są zaparkowane w godzinach poza godzinami pracy, na parkingu obok biura lub gdzie mieszkają kierowcy. W tym drugim przypadku konieczne jest również przeanalizowanie, jest to rzeczywista potrzeba lub „historycznie”, ale w rzeczywistości nie ma podstawowej potrzeby poza komfortem samego kierowcy. Należy zawsze pamiętać, że kierowca jest tym samym oficerem, co wszyscy inni, a jego dzień pracy zaczyna się tak samo, jak reszta. Kolejne pytanie dotyczy tego, czy obecność parkingu w pobliżu domu jest rzeczywiście spowodowana potrzebami produkcyjnymi.
Aby zapewnić samochód z parkingiem na płatnych parkingach, należy zakupić karty parkingowe, których płatność odbywa się również przelewem. Ponadto karty parkingowe mogą służyć jako dodatkowe źródło informacji i lokalizacji samochodu. Może to pomóc w przypadkach, gdy firma nie korzysta z systemów monitorowania transportu.

· Wypadek, grzywny za wykroczenia drogowe
W przypadkach, gdy kierowcy naruszają zasady ruchu drogowego, właściciel pojazdu, a mianowicie firma, nakłada grzywny. Okazuje się, że firma ponosi koszty niesprawiedliwego wykonywania przez kierowcę swoich zobowiązań. Dlatego logiczne jest, aby kierowca zwrócił firmie pieniądze wypłacone z jego winy. Algorytm zwrotu grzywien za wykroczenia drogowe musi być wspólnie ustalony z działem księgowości i działem personalnym.

I oczywiście, aby zapobiec naruszeniom przepisów ruchu drogowego i wykluczyć wypadki na drogach, ważne jest regularne wykonywanie pracy w celu stworzenia kultury jazdy wśród kierowców. Jednym z najbardziej skutecznych narzędzi dyscyplinowania kierowców może być tworzenie opinii - umieszczanie reklamy w samochodzie: „Jeśli nie podoba ci się sposób, w jaki nasz pracownik jeździ, zadzwoń: ***”.
Wszystkie proponowane środki mają na celu zmniejszenie kosztów innych niż docelowe i uniknięcie oszustw. Prawdziwy efekt można ocenić tylko wtedy, gdy firma rzeczywiście obniżyła koszty, ale nie gwarantuje eliminacji schematu odrzutu o 100%, dlatego ten kierunek wymaga stałej uwagi i kontroli. Nie ma drobnych problemów w optymalizacji kosztów. Pokonaj fakt, że będziesz nazywany nudziarzem i paranoikiem.

Wiedz, nawet jeśli uważasz, że praca w Twojej firmie jest w 100% zoptymalizowana, oznacza to, że nie analizowałeś jej wydatków przez długi czas.

Dostępna jest prezentacja tego programu w celu optymalizacji kosztów transportu. tutaj